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By Bennett 2010/2/24 你的簡報總是一層不變嗎？你的簡報不知道為什麼常常讓人昏昏欲睡嗎？還是你的聽眾對你的簡報冷感？介紹你一帖秘方，保證你的簡報改頭換面，且另人刮目相看。不過請小心，服用一次後可能就會產生上癮的徵狀。你會更有自信、更有魅力、還會更有說服力。 這帖秘方是由美國 BusinessWeek 專欄作家 Carmine Gallo 所提供， 2010 年初才出版的一本書，書名是 The Presentation Secrets of Steve Jobs 。 Steve Jobs 是誰？別開玩笑了，我想很少人不曉得他就是 Apple 蘋果電腦的傳奇靈魂人物，還擔任過知名動畫公司 Pixar 的執行長。 30 歲時被自己一手創立的公司 Fire 掉，又意外地在 1996 年重新登上 Apple 執行長寶座。從 iPod ， iPhone ， MacBook 到三月份即將上市的 iPad ，每一項產品都引起黃色炸藥般的震憾，競爭者無不皮皮挫。然而，最令各界關注與期待的是，看 Steve Jobs 如何揮灑他著名的 Reality Distortion Field( 現實扭曲力場 ) 魔法，吸引全球的目光，在發表會上介紹最新的產品。 Steve Jobs 堪稱是大師級的簡報專家，我們可以從他身上學到什麼？這就是這本書為我們揭露的秘笈。大師輕鬆讀已率先出版摘要本 ( http://www.master60.com.tw/catalog/issue.phtml?book_id=360 ) ，相信中文版不久也會接著上市。等不及的人可以跟我一樣讀讀原文的版本，先睹為快。 誰說商業簡報應該是嚴肅的、正經八百的，才能得到認同、許同、或是合約呢？簡報也可以是一場秀，一場經過精心設計與規劃的秀。我認為這是這本書的核心觀念。簡報已開始嘗試將 " 娛樂 " 的原素納入簡報當中。給聽眾一些驚喜，挑動他們的情緒，簡報就會更加令人印象深刻。 簡報的主角畢竟還是聽眾。所以應該以聽眾為中心，打造量身訂製般的獨特體驗。常常站在聽眾的主場問這一包話"Why should I care?"。點出聽眾可能正面臨的痛處，接著再以戲劇性的手法端出解藥。聽眾會帶感謝、不虛此行離開簡報會場。 簡報是需要包裝的，而熱情是...

By Bennett 2010/2/22 上個周末(2/20)到台中Sogo百貨地下室的MUJI逛逛，卻意外挖到一個寶，可以應用在簡報的設計上。這個寶其實是一本筆記本，內頁是回收紙製成，每一頁有8個小框框。實在是猜不透這種筆記本的用途是什麼，不過倒是像極了電影行業使用的分鏡圖。電影或動畫使用分鏡圖草擬每個場景的設計，這套方法也可以應用在簡報的設計上。 Cliff Atkinson(Beyond Bullet Points的作者)建議，製作簡報要像製作一部紀錄片(Documentary)，就像那些我們常在Discovery頻道上看到的影片。紀錄片使用影像與旁白述說一個故事。影像與旁白，視覺與聽覺，簡報與紀錄片其實有許多相似處。用意都在引起觀眾的關注、說服與取得觀眾的認同，並採取行動。 所以我們可以使用這本筆記本，像紀錄片的分鏡圖來說故事。每個框框是一張投影片。在每框框內塗鴉，能夠先讓我們預想(envision)簡報的Flow。一枝筆一張紙能夠專注我們的思考，產出更多的可能。這個方法看似在浪費時間，但是充份的思考反而能夠縮短整體簡報製作的時間。因為有了簡報的草圖，剩下的只是把它呈現出來而已。這樣會比來來回回修改投影片內容，還要有效率。如果是團隊運作，也可以先以草圖進行討論。 這種筆記本也可以拿來練習簡報。如果是10張投影片的簡報，每一張投影片要如何安排？是放文字、數字、圖表、照片、影像還是短片？在紙上可以天馬行空，沒有軟體的任何限制。也沒有場所的限制，可以在Starbucks、在麥當勞、在家裏的餐桌上、在高鐵上，都可以使用。 我極力推薦這種奇特的筆記本，這是一個很棒的簡報工具。下次去MUJI時，不妨買一本來試看看。

By Bennett 2010/2/11 Classical music is for everyone. Benjamin Zander在2008年TED(http://www.ted.com)的一場演說中這麼說。 這場演說Zander用他那獨特的魅力緊緊抓住整場聽眾的目光。他對古典音樂的熱情是無庸至疑的，那近似傳道似的熱情透過他的肢體動作、言語與現場彈奏表達出來，形成一股強大的感染力。當演說結束時，幾乎全部的聽眾起立鼓掌，這是對一個演說者最大的敬意。 Benjamin Zander是誰？他1939年生於英國。自小學習大提琴，後來音樂生涯轉往指揮發展。 1979年起擔任美國波士頓愛樂交響樂團的指揮。所錄製的馬勒交響曲CD獲得許多獎項。Ben Zander除了是一位優秀的古典音樂人外，也以一名指揮的背景向企業界談論有關領導的主題。曾著有The Art of Possibility一書。 整場演說只有短短的20分鐘，卻那麼有影響力與說服力。在TED的網頁中，許多網友留言這場演說讓他開始接觸古典音樂，或是開始學彈鋼琴。雖然他的演說沒有使用一張投影片，但是想一想—如果我的簡報能夠得到聽眾如此高度的肯定該有多好？所以我開始思考，我們可以從Benjamin Zander的身上學到那些技巧，可以應用在任何的簡報場合上，即使是最嚴肅的商業簡報。   說服別人之前，對主題要有高昴的熱情 。如果對所要講的主題與內容缺乏熱情，如何能期待影響與說服聽眾。因為有熱情，所以所傳達的訊息帶有一股強大的使命感；因為有熱情，所以興奮地、迫不急待地想與聽眾分享；因為有熱情，所以有力量去感染聽眾。Steve Jobs在2005年史丹佛大學的畢業典禮演說上說到”You’ve got to find what you love.”，還有”If you’ve found it yet, keep looking. Don’t settle.”。在開始一場簡報之說，想一想我對所要講的內容有熱情嗎？熱情可以透過許多管道傳達出去。Zander使用誇張的肢體語言、講故事或與聽眾近距離互動。    加入娛樂的原素 。如果簡報只有單向的資訊傳遞，結果可能產生一群無趣的聽眾。何不嘗試加入一點點娛樂的效果。現代的聽眾已被媒體養大了胃口。為了吸引聽眾...

今天下午我站在公司辦公大樓的頂樓 (10F) ，面對著執行長、顧問與來自開發的主管與同事，作了一場資訊型 (Information)簡報。我的任務是要提出一份分析報告，作為執行長決定是否開發某個產品的依據。由於牽涉到新科技的應用，所以需要花點時間解釋技術與市場的背景。21張投影片，我大約花了15分鐘。結論是...執行長否決這項開發建議，但是...相當肯定我的簡報。顧問對我的簡報也有正面的評價。   看來我的簡報經驗又可記上一筆。我如何辦到的呢？   其實這場簡報準備的時間相當短促，只有一、二天。但是又需要收集與消化大量的資料，抽取出有用的訊息，以一個有效的結構呈現，最後才能作成簡報。其實，不論準備的時間長或短，我都會拿出筆記本作規劃，而不是直接打開Microsoft PowerPoint。我會先以心智圖的手法(mindmapping)問自己Why, Who, What, When & Where。作這樣的先前分析，讓我知道為什麼要作這場簡報，我的聽眾是誰，我的主題是什麼，什麼時候在那�作簡報。方法也許很笨，又不夠數位化，但是能夠讓我充份地思考。心智圖也能幫助我抓住那些稍縱即逝的idea。接著我在同一張心智圖上，訂下我的目標。關於如何達到簡報目標就是How了。   這時候專案管理的手法就可以派上用場。細分所要進行的工作，排列工作的順序，訂每個工作的完成時間。這些都是專案管理的基本運用。   吸引人的簡報應該像說一個故事。在「簡報聖經」(Presenting to Win)一書中總共列了16種簡報可用的故事架構。我決定採用Chronological，介紹這個市場的過去、現在與未來。並在筆記本上先試著描繪每一張投影片的內容與順序編排。   為了讓訊息更黏(sticky)，我將「創意黏力學」(Made to Stick)中建議的法則，也就是Simple, Unexpected, Credible, Concrete, Emotion & Story，作為檢核表。檢視重要的訊息，可以套用那個法則，讓它更黏、更有說服力。   這時候，我才打開PowerPoint開始製作投影片。有人會把製作與設計投影片當作簡報的全部。但是一場成功的簡報卻要面面俱到。我並沒有花很多時間在製作...

By Bennett 2010/2/4 今天作了一場15分鐘的簡報，用了15張的投影片，對象是銷售與行銷部門的主管與同事。為什麼是15分鐘？我嘗試效法TED( http://www.ted.com/ )的精神。一場有影響力的簡報不一定得長篇大論。況且，林肯的蓋茲堡演說僅有246個字。 我的簡報內容主要是以一篇國外專業雜誌的報導，如何應用在未來產品的規劃。架構仍是以Beyond Bullet Points的建議。也就是前5張投影片是Setting-Role-Point A-Point B-Call to Action。另外加上3張的Key Point投影片，還有幾張加強說明的投影片。就這樣，15張投影片構成一場15分鐘的簡報加上10分鐘的Q&A。 效果如何？一位同事結束時跑來跟我說「真不愧是專業的講師」。在簡報這塊領域的經營，已經得到愈來愈多的認同。我看一顆小小的種子慢慢長大成熟。 投影片的設計仍維持我一貫的簡潔，不廢話。不可諱言，這樣的風格完全受到Garr Reynolds與Steve Jobs的影響。Cliff Atkinson建議最好不要用bullet points，就是重點以一點一點排列。不過在一定要用的情況下，我覺得可以套用動畫的方式，講完一點後再讓下一點出現。這樣聽眾比較不會被一堆文字嚇到。一次餵一點資訊，聽眾比較容易吸收。 為了讓聽眾容易記我所要表達的三個key points，我用了一個比喻。有一個研究談到如果要提高學習效果，最好將新的訊息與聽眾既有的知識作一個連結。例如我拿菜刀來比擬大小、會切與好用三個關鍵點。早上作的簡報，下班前隨口問了一下同事是否還記得我強調的內容。他們還能夠回想8至9成。這樣的作法可以提昇聽眾的記憶，如果以”Made to Stick”的說法就是讓你的Idea黏一點。就像魔鬼粘一樣，愈多的連結如同無數的勾子抓住聽眾的注意力、延長聽眾的記憶力。 我也搬了一台競爭者的產品當作道具(props)。讓聽眾不只聽到、看到，還能摸到。這是全方面的學習的年代。 不過我還是應該加強我的肢體語言、語調的變化，還有多一點幽默。期待下一次的簡報。

by Bennett 2010/02/04 一篇由Nancy Duarte(Nancy Design的負責人，Slide:ology的作者，"不願面對的真相"An Inconvenient Truth的簡報設計師)寫的部落格，大膽作了五項2010有關簡報的預測： 1. 簡報與社交媒體(social media)的界限將會模糊。 2. 將會有另一部以簡報為主體的電影。 3. 面對面(face-to-face)的溝通終將勝過"滑鼠對滑鼠"(mouse-to-mouse)的溝通。 4. 遠距簡報的供應商將突破技術上的限制。 5. 設計思考(design thinking)如何影響商業將獲得更廣泛的認知。 我比較關注的是第一項與第三項預測。 Cliff Atkinson最近寫了一本新書叫"Backchannel"。簡報者與聽眾溝通的管道是透過講話、肢體語言與投影片。但是有一種新興的溝通管道，由聽眾主導。簡報的進行中，聽眾透過手機或任何行動裝置，以facebook或Twitter為媒介，即時反應想法給朋友、其他聽眾或簡報者。在台灣內建facebook的手機愈來愈普遍。在美國逐漸成長的一種現象，是否也會在台灣發生呢？這種反相溝通的管道對簡報者會造成什麼影響？簡報者又要如何善用這種管道呢？這中間有一大堆的可能性。 現在每個人每天黏在facebook上的時間愈來愈久。但是有沒有發現真正要建立關係還是得透過面對面的溝通。業務員還是要去拜訪客戶、情人還是要約會、朋友還是要聚餐。簡報也是。透過簡報可以拿到一份合約、可以傳遞新穎的觀念、可以激勵員工、可以傳福音...等等。簡報只會有更多的應用，簡報並不會消失。 想要更有影響力嗎？趕快來學簡報。

你知道Microsoft PowerPoint有幾種檢視模式嗎？你用過那幾個？ 標準模式：這是最常使用的檢視模式，在此模式下我們編輯每一張投影片。 投影片瀏覽：方便一覽簡報中所有的投影片，以檢視簡報的架構與投影片間的邏輯關係。 投影片放映：就是按下F5放映投影片的模式。  還有一種模式比較少人使用，不過簡報暢銷書"Beyond Bullet Points"卻大力推薦。這禮拜四(2/4)有一場資訊分享類型的簡報，就實驗性地試試這種模式，發現真得還滿好用的。 這種檢視叫「備忘稿」模式。為什麼要用這個模式呢？根據"Beyond Bullet Points"的作者Cliff Atkinson引用的研究報告顯示，人們在接收訊息時是處於工作記憶(Working Memory)狀態。然而工作記憶的容量與處理速度是有限的。為了更有效地將傳達的訊息讓聽眾轉為長期記憶(Long-Term Memory)，Cliff Atkinson建議雙管齊下。也就是透過視覺(Visual)與言語(Verbal)兩種通道，傳遞訊息給聽眾。並將訊息切成可消化區塊，讓聽眾容易吸收與處理。 備忘稿模式就能讓你同時考量設計視覺(放映出來的投影片)與言語(講稿)二種管道。上半部是投影片，下半部是講稿。良好的搭配，才能相得益彰。就像電影一樣，影像加上對白，就能構成一則故事。 以前我常犯的錯誤是花過多的時間在設計投影片，卻沒有花相對的時間在設計講稿。演練的時候就沒有依據。結果就是簡報時，常常陷入"這張投影片到底要講什麼？"的窘境。使用備忘稿模式能夠幫助我避免類似的情形。 備忘稿模式的另一個好處是，可以將備忘稿列印出來給無法參加簡報的人參考。這會比只單給簡報檔還要好，因為內容較完整且詳細。 善用備忘稿檢視模式，簡報也可以是一則精彩的故事。

Good speakers usually find when they finish that there have been four versions of the speech: the one they delivered, the one they prepared, the one the newspapers say was delivered, and the one on the way home they wish they had delivered.    By Dale Carnegie in “Public Speaking for Success”    這是我的告白：1/23的「簡報的藝術研討會」是我生平第一次擔任主講的研討會，然而我並不滿意自己的表現。透過育宏Samuel強大的號召力，當天來了將近30人。面對這群渴望想知道成功簡報技巧的與會者，我竭盡所能傾囊相授。雖然收回的問卷調查表顯示評價不錯，但我認為尚未達到我預期的結果。深刻的檢討，列出作對的事情，作錯的事情，作為未來改善的方向。  對的事：  我邀請育宏在介紹我的時候，也為我上次在緯恩公司的教育訓練作見證。就像我在簡報當中所提到的，其實見證是具有強大說服力的故事，能夠瞬間提升產品或服務的可信。 整場研討會我總共使用了四段簡短的影片，來支撐我的論述並加深聽眾對某些概念的印象。例如當我解釋完簡報的五大原罪後，接著我播放一段從YouTube捉取的喜劇短片”After The Death by PowerPoint”以加深何為爛簡報的印象。這段影片以揶揄的口吻嘲諷使用PowerPoint常見的錯誤。  投影片的設計大部份以Presentation Zen一書所建議的方式，簡短的文字搭配相關的圖片。《大腦當家》一書中提到一項大腦的法則是-視覺凌駕一切。適當的圖片可以激發聽眾的情緒，產生更多的連結。 為了這次的研討會，我設計了一份問卷調查表，藉以了解聽眾的回應與意見，作為日後舉辦類似研討會的參考。 “The Presentation Secrets of Steve Jobs”的作者建議，你的穿著應當比聽眾正式一點。如果自認為有Steve Jobs的地位，才可以學他穿黑色高領T恤加牛...