善用備忘稿的檢視功能

你知道Microsoft PowerPoint有幾種檢視模式嗎？你用過那幾個？

• 標準模式：這是最常使用的檢視模式，在此模式下我們編輯每一張投影片。
• 投影片瀏覽：方便一覽簡報中所有的投影片，以檢視簡報的架構與投影片間的邏輯關係。
• 投影片放映：就是按下F5放映投影片的模式。 

還有一種模式比較少人使用，不過簡報暢銷書"Beyond Bullet Points"卻大力推薦。這禮拜四(2/4)有一場資訊分享類型的簡報，就實驗性地試試這種模式，發現真得還滿好用的。

這種檢視叫「備忘稿」模式。為什麼要用這個模式呢？根據"Beyond Bullet Points"的作者Cliff Atkinson引用的研究報告顯示，人們在接收訊息時是處於工作記憶(Working Memory)狀態。然而工作記憶的容量與處理速度是有限的。為了更有效地將傳達的訊息讓聽眾轉為長期記憶(Long-Term Memory)，Cliff Atkinson建議雙管齊下。也就是透過視覺(Visual)與言語(Verbal)兩種通道，傳遞訊息給聽眾。並將訊息切成可消化區塊，讓聽眾容易吸收與處理。

備忘稿模式就能讓你同時考量設計視覺(放映出來的投影片)與言語(講稿)二種管道。上半部是投影片，下半部是講稿。良好的搭配，才能相得益彰。就像電影一樣，影像加上對白，就能構成一則故事。

以前我常犯的錯誤是花過多的時間在設計投影片，卻沒有花相對的時間在設計講稿。演練的時候就沒有依據。結果就是簡報時，常常陷入"這張投影片到底要講什麼？"的窘境。使用備忘稿模式能夠幫助我避免類似的情形。

備忘稿模式的另一個好處是，可以將備忘稿列印出來給無法參加簡報的人參考。這會比只單給簡報檔還要好，因為內容較完整且詳細。

善用備忘稿檢視模式，簡報也可以是一則精彩的故事。