要作簡報嗎？先不要急著打開PowerPoint

今天下午我站在公司辦公大樓的頂樓(10F)，面對著執行長、顧問與來自開發的主管與同事，作了一場資訊型(Information)簡報。我的任務是要提出一份分析報告，作為執行長決定是否開發某個產品的依據。由於牽涉到新科技的應用，所以需要花點時間解釋技術與市場的背景。21張投影片，我大約花了15分鐘。結論是...執行長否決這項開發建議，但是...相當肯定我的簡報。顧問對我的簡報也有正面的評價。

 

看來我的簡報經驗又可記上一筆。我如何辦到的呢？

 

其實這場簡報準備的時間相當短促，只有一、二天。但是又需要收集與消化大量的資料，抽取出有用的訊息，以一個有效的結構呈現，最後才能作成簡報。其實，不論準備的時間長或短，我都會拿出筆記本作規劃，而不是直接打開Microsoft PowerPoint。我會先以心智圖的手法(mindmapping)問自己Why, Who, What, When & Where。作這樣的先前分析，讓我知道為什麼要作這場簡報，我的聽眾是誰，我的主題是什麼，什麼時候在那�作簡報。方法也許很笨，又不夠數位化，但是能夠讓我充份地思考。心智圖也能幫助我抓住那些稍縱即逝的idea。接著我在同一張心智圖上，訂下我的目標。關於如何達到簡報目標就是How了。

 

這時候專案管理的手法就可以派上用場。細分所要進行的工作，排列工作的順序，訂每個工作的完成時間。這些都是專案管理的基本運用。

 

吸引人的簡報應該像說一個故事。在「簡報聖經」(Presenting to Win)一書中總共列了16種簡報可用的故事架構。我決定採用Chronological，介紹這個市場的過去、現在與未來。並在筆記本上先試著描繪每一張投影片的內容與順序編排。

 

為了讓訊息更黏(sticky)，我將「創意黏力學」(Made to Stick)中建議的法則，也就是Simple, Unexpected, Credible, Concrete, Emotion & Story，作為檢核表。檢視重要的訊息，可以套用那個法則，讓它更黏、更有說服力。

 

這時候，我才打開PowerPoint開始製作投影片。有人會把製作與設計投影片當作簡報的全部。但是一場成功的簡報卻要面面俱到。我並沒有花很多時間在製作投影片，因為在還沒打開電腦前，每一張投影片就在我的腦海中。其實，少了花俏的裝飾，仍然可以簡潔有力。

 

雖然我沒有多少時間可以排練，但是我所要講的是一個故事，有開始有結尾。我只要知道這個故事的劇情大綱，搭配投影片的輔助，就能夠為大家呈現一個完整的簡報。

 

豐富的簡報經驗，讓我準備簡報的流程愈來愈系統化，也愈來愈有效率。我計劃將這些整理成一套簡單的方式，讓大家都能夠輕鬆地應用在任何的簡報場合。