My Lessons Learned from Presentation Seminar of 2010/1/27

Good speakers usually find when they finish that there have been four versions of the speech: the one they delivered, the one they prepared, the one the newspapers say was delivered, and the one on the way home they wish they had delivered.  

By Dale Carnegie in “Public Speaking for Success”

  

這是我的告白：1/23的「簡報的藝術研討會」是我生平第一次擔任主講的研討會，然而我並不滿意自己的表現。透過育宏Samuel強大的號召力，當天來了將近30人。面對這群渴望想知道成功簡報技巧的與會者，我竭盡所能傾囊相授。雖然收回的問卷調查表顯示評價不錯，但我認為尚未達到我預期的結果。深刻的檢討，列出作對的事情，作錯的事情，作為未來改善的方向。 

對的事： 

• 我邀請育宏在介紹我的時候，也為我上次在緯恩公司的教育訓練作見證。就像我在簡報當中所提到的，其實見證是具有強大說服力的故事，能夠瞬間提升產品或服務的可信。
• 整場研討會我總共使用了四段簡短的影片，來支撐我的論述並加深聽眾對某些概念的印象。例如當我解釋完簡報的五大原罪後，接著我播放一段從YouTube捉取的喜劇短片”After The Death by PowerPoint”以加深何為爛簡報的印象。這段影片以揶揄的口吻嘲諷使用PowerPoint常見的錯誤。 
• 投影片的設計大部份以Presentation Zen一書所建議的方式，簡短的文字搭配相關的圖片。《大腦當家》一書中提到一項大腦的法則是-視覺凌駕一切。適當的圖片可以激發聽眾的情緒，產生更多的連結。
• 為了這次的研討會，我設計了一份問卷調查表，藉以了解聽眾的回應與意見，作為日後舉辦類似研討會的參考。
• “The Presentation Secrets of Steve Jobs”的作者建議，你的穿著應當比聽眾正式一點。如果自認為有Steve Jobs的地位，才可以學他穿黑色高領T恤加牛仔褲，或是更勁爆的服飾。當天我穿正式的黑色Strellson西裝，白色襯衫，深紫色的Sisley領帶。
• 我引用了統計數據與研究報告來佐證我的論述，以提高簡報內容的可信度。
• 簡報的前10分鐘是黃金時間，可以決定一場簡報的成敗。因此我特別加強演練簡報的開場，讓簡報前10分鐘充滿震撼力。
• 我採用”Beyond Bullet Points”一書中的建議，架構出前五張投影片的內容，引發聽眾的興趣，吸引聽眾的注重力。
• 以打靶的過程來比諭簡報的準備流程，也就是預備、瞄準與射擊。這樣的比諭也為聽眾提供一個導航的功能。當我談完預備動作，聽眾知道我下一步要談瞄準。這樣的設計也提供一個有效的複習工具。以圖像聚代文字，更能夠延長聽眾對簡報內容的記憶。 

錯的事： 

• 除了開場外，沒有花足夠的時間準備講稿並演練。簡報的中段不夠流暢，也漸漸失去簡報的熱情。 
• 缺乏與學員作互動，有個學員反應研討會不夠活潑。下次我會設計一些遊戲或演練活動，讓學員多一點參與，提高學習的效果。 
• 在研討會開始前，我被安排至場地旁的一間會議至休息。也就沒有機會在簡報前與聽眾互動。從與聽眾的互動中可以獲取一些聽眾的背景，也能夠間接了解聽眾的需求與期望。這些有用的訊息都能夠融入簡報中，與聽眾產生更多連結。
• 所攜帶的名片數量不足，錯失與聽眾交換名片的寶貴機會。而且我的個人名片設計不夠專業，無法反應我的個人風格。
• 對時間的掌握應更多敏感。何時開始，何時結束，一個主題要花多少時間說明。如果無法有效地掌握會造成負面的印象。
• 有一個強而有力的開場，結尾卻不夠強而有力。結尾應該更需要設計一些「意外」，讓整場簡報有一個完美的結局。
• 在安排簡報時，沒有預留足夠的Q&A時間。設計良好的Q&A除了可以回應聽眾的問題外，也是與聽眾互動的良好機會。
• 需要提高回答聽眾問題的技巧。有時要承認自己的無知。
• 簡報的內容應加入多一點個人獨特的見解，分享個人的經驗，讓聽眾能夠從我的經驗中學習。
• 有些投影片與投影片的轉換(transition)顯然不夠流暢。 

也許沒有所謂的完美簡報，即使是簡報之神Steve Jobs也會偶爾出搥。但是我勉勵自己的是要從每一場簡報中，記取教訓，不斷改善，努力成長。