Prezenter Blog

By Bennett 2011/6/29 千遍一律、太過制式化的內容吸引不了聽眾的興趣。 準備簡報時我們常犯的錯誤是─忽略聽眾對主題的認知程度，直接使用我們所熟悉的語言與想法來傳達資訊。結果就變成一場場無趣又無效的簡報。也許該換個方法來規劃簡報的內容。 這一二個禮拜，PresentationShow接連在台中技術學院與朝陽科技大學分別舉辦「創意簡報工作坊：一起動手作簡報」。在研習中，我們使用「腦力激盪(Brainstorming)」法，產生創意又富有趣味的簡報內容。有位學員分享說：「原來簡報也可以這麼有趣。」 沒錯，能夠吸引聽眾興趣的簡報，成功的機率才會高。 其實，腦力激盪沒有想像的神祕，透過簡單的三個步驟就能產生驚人的效果。 簡單步驟一 請先準備以下材料： 空白紙(A4或A3尺寸) 小尺寸的便利貼(顏色愈多愈好) 計時器 原子筆或簽字筆 在空白紙上的正中央寫下簡報的主題。設定一個目標，在接下來的15分鐘要產生多少個idea。基本上愈多愈好，不過可以先從30個開始作練習。將計時器設定在15分鐘，並開始倒數計時。儘量讓所有的專注力聚焦在主題上。一張便利貼寫一個idea。只要寫關鍵字，不需要提供細節。可以為每張便利貼編號。先不作任何判斷，最好想到什麼就寫什麼。腦袋卡住時，可以回過頭來看看便利貼上的idea，是否可以激發出更好的idea。在計時器還沒響之前不可停止。 簡單步驟二 這個階段我們要將idea作分類。將相似的idea歸為一類，並標上類別的名稱。建議分成三個類別，因為這是大腦最容易處理與記憶的數目。將同類的idea便利貼貼在白紙同一個區塊上。也可以依照重要性將類別作排序。 簡單步驟三 最後一一地檢視每一個idea並評估：是否可行？是否可與其它idea合併？是否有更好的idea可以取代？是否有需補足的idea？經過這道程序，白紙上只會留下有用的idea。 其實，分類就是簡報的架構，而每個idea就是簡報的內容。 腦力激盪好像玩遊戲一般，一點都不困難。輕輕鬆鬆就能夠讓簡報注入許多創意。

By Bennett 2011/6/20 這是「 戴上思考帽化身全方位的創意思考者：初次見面篇 」的續篇。 也許你聽過6頂思考帽(Six Thinking Hats簡稱STH)，在網路上也收集了許多的資料，甚至「6頂思考帽」這本書也翻閱了好幾遍。可是心中仍有一個很大的疑問存在─實務上要如何操作與應用？ 針對這個問題，我自己設計了幾項STH的玩法，可以輕易地運用在工作與生活所面臨的議題中。這些遊戲能夠幫助你或你的團隊熟悉STH，朝向成為全方位的思考者邁進。 1. 足球裁判法 這個遊戲的發想來在足球球員犯規時，裁判要吹哨並舉牌。一開始先選一個議題，由遊戲帶領人擔任足球裁判的角色，指揮參與人員作不同思考帽的思考。例如討論「塑化劑如何影響我們的生活」這個議題時，裁判(戴上藍色思考帽)可依序使用白色、黑色、紅色、黃色、綠色指揮思考與討論的方向。另外，也可以先設定每頂思考帽的時間，再用碼錶計時。時間一到裁判吹哨舉牌，換下一頂思考帽。這項遊戲的用意在於依序使用不同的思考帽思考，鍛練以不同的角度思考同一個議題。 道具：哨子與6種顏色的色卡(可使用西卡紙裁切而成) 2. 撲克牌法 這個遊戲適合個人與團體。拿6張撲克牌，在撲克牌的正面塗上代表6頂思考帽的顏色。選一個議題，在遊戲開始前先洗牌。翻到紅色的撲克牌，就要用紅色思考帽進行思考。結束後，繼續翻下一張撲克牌，直到結束。以隨機的方式選擇思考帽，往往能夠激發出更具創意的想法。 道具：塗上6種顏色的撲克牌一份 3. 插牌法 玩法與上個遊戲相似，但僅適合團體使用。撲克牌的數量依參與的人數而定。讓每個人都先抽一張牌(不要讓別人看到牌)，並請他們以所抽到的顏色進行思考。接著依序請每個人分享他思考的結果，讓其他人猜他所抽到的牌是什麼顏色。這個遊戲能夠讓參與者更加敏銳分辨不同思考帽的思考結果。 道具：塗上6種顏色的撲克牌數份 看吧！學習6頂思考也可以很有趣。Have Fun!!

By Bennett 2011/6/16 「我們正處於資訊暴炸的時代。」 這種老掉牙的說法在我國中的作文中就用過了。時隔多年，我們的目光與焦點愈來愈搶手、愈來愈可貴。看看電腦同時開了幾個視窗？社群網站或聊天軟體還不時發出「善意」的提醒。報紙、雜誌，只挑漂亮的圖片先看。打開電視新聞台，上下左右都來個跑馬燈。 環境造就我們的專注力愈來愈短，聚焦愈來愈困難。這沒法改變，這已成事實。 這也難怪為什麼單調、平穩的簡報沒人理。投影片上滿滿的字讓人眼花、讓人疲乏。那同一套美美的背景範本久了就變得無趣。一個卡通圖案無緣無故蹦出來到底是怎麼一回事。一點一點講下去，到底是要講到第幾點。 該是改變的時刻了。 「創意」是帖有效的良藥。 這帖藥專治精神不集中、注意力渙散、不易專注，對無聊無趣也有效。 創意其實不會太困難。可不可以改變簡報內容的順序？可不可以多用照片來說故事？可不可以分享一段YouTube短片？可不可以跟聽眾來個互動遊戲？可不可以用比喻的方式來解釋難懂的概念？可不可以邀請一位神密佳賓同台？可不可以先賣個關子？可不可以製造一點驚奇？可不可以使用有趣的道具？可不可以Call Out跟場外一位專家連線？… 我想我一次可以列50個方法。創意有時需要刻意培養，有時需要換個方式思考，有時只要改變一個小習慣。 簡報的講台就是舞台。在舞台上，任何事都有可能。那麼，就大膽秀出簡報創意吧！這就是我所主張的「簡報秀」─ PresentationShow 。

By Bennett 2011/6/14 Prezi與PowerPoint，兩種截然不同的簡報軟體，從裏到外很難找到相似之處。設計的概念不一樣、製作的方式不一樣、呈現的手法不一樣…。這樣列下去會沒完沒了。但我認為最主要差異之處有三點： 1. 線性vs.非線性。PowerPoint採用一張接一張投影片組成一份簡報檔的概念。結構好像鞭炮一樣，一個一個連成一長串，一個爆完再接下一個。這是線性，很難任意改變簡報內容的順序。相對地，Prezi採非線性。一樣的內容可以有不同的呈現順序。人的思考也是非線性。所以非線性較接近人的思考模式。 2. 細節─整體vs.整體─細節。每張投影片都提供一些資訊。將這些資訊拚湊起來就是簡報的全貌。這是PowerPoint的方式。Prezi則提供一個無止盡的畫布，讓你描繪出一幅圖畫。站遠觀看，可以一飽全景；站近細看，有令人意外的細節。 3. 僵硬vs.彈性。用PowerPoint作簡報，講完一張投影片換下一張，直到所有投影片都播放完畢。Prezi提供另一種簡報方式。它允許簡報者從聽眾最有興趣的部份開始簡報。與聽眾可以有更多的互動。 雖然Prezi與PowerPoint長得不一樣，但是用途卻是相同。他們都僅是簡報的輔助工具。要善用工具，不要被工具給利用了。我們無法單靠酷炫的簡報功能而贏得任何一場簡報。 Prezi與PowerPoint，各有各的優缺點，各有各適合的使用場合。實在很難說誰優誰劣。

By Bennett 2011/6/13 如果要去一個不熟悉的地方，我習慣先上Google地圖查詢路線。我只要輸入起點與終點，Google地圖就會自動幫我規劃完整的路線。接著我只要將路線抄下來或列印出來，就可以照著指示前往目的地。真是很方便的功能，對不對？ 在簡報的設計上是否也可以置入這麼方便聽眾的設計？提供適當的指引，帶領聽眾達到預定的目的地，避免聽眾迷失了方向。 在還未繼續往下說明之前，請花一點時間，了解這些譬喻。 起點 =現狀、又稱為A點 終點 =目標、又稱為B點 地圖 =簡報的架構 路標 =簡報的指示項目 在還未設計任何簡報之前，請先認清何為起點與終點。要先點出現狀(A點)所存在的問題，才能說服聽眾移動前往所設定的目標(B點)。也要確保聽眾認同所指出的現狀。如果少了明確的起點與終點，簡報的意義何在？但是，有起點沒終點，簡報變成漫無目的；沒起點有終點，簡報變成不痛不癢。為聽眾著想，請在簡報的一開始就點出明確的A點與B點。 簡報的內容最主要的功用就是要帶領聽眾一步一步達到預定的目標。但是空有很棒的內容，卻雜亂無章毫無邏輯可言，很容易讓聽眾迷失了方向。這時需要一份有用的地圖，也就是簡報的架構需完整又清楚。在Jerry Weissman的《簡報聖經》(Presenting to Win)書中指出16種常用的簡報架構，他稱為"Flow Structure"。 跟大家分享我較常使用的三種簡報架構： 問題 / 對策 ─先點出聽眾所面臨的問題點，再提出有效的解決對策。Steve Jobs發表第一代iPad時，他先帶出市面上小筆電的缺點，再提出iPad如何避開這些缺點。如此，他能夠証明iPad較能滿足使用者的需求。 矩陣圖 ─SWOT分析是一種矩陣。史帝芬‧柯維解釋工作事項可分為四個象限(I重要又急、II重要但不急、III不重要但很急與IV不重要又不急)，也是一種矩陣。當我提出市場的建議時，我使用下面這個矩陣圖依序說明四個發展方向。 序列 ─無論是5個步驟或是8大要點，以數字排列的方式一一陳述。之前在靜宜大學分享簡報時，我引用聖經中的「十誡」來說明成功簡報的十個法則。Apple今年六月舉辦的 WWDC (開發商大會)中發表了幾項新軟體，包括新作業系統Lion、iOS 5與iCloud。採用的架構都是一一舉出十項最重要的特點。投

By Bennett 2011/6/7 上個月(五月)到歐洲三個國家出差16天，參加幾場與客戶的會議。其中我以英語作了兩場 提案式簡報 。這兩場簡報不僅讓我對簡報的眼界更加寬廣，同時我也累積了許多經驗與心得。就讓我來與你分享我的所見所得。 簡報器記得帶 。到對方的辦公室開會，通常無法指定會議室的型式與設備。這一次我們開會的場地皆屬小型的會議室，既沒有投影機布幕也沒有白板。這樣的場合只能使用筆記型電腦作簡報。因此，簡報就在幾個人圍著一台小小的螢幕前進行。這時如果沒有簡報器，由簡報者控制投影片的翻頁，簡報的流暢度會大打折扣。所以我的建議是，無論是任何簡報場合，請記得帶一支簡報器吧。 觀察對方的反應 。這種類似一對一的簡報，更需要眼神的接觸與即時觀察對方 的反應。聽眾對正在談論的部份不感興趣或沒有回應時，可以快速帶過或是換一種較吸引人的說法。當聽眾露出困惑的表情，可以放慢說話的速度，或是直接詢問是否有問題。而當聽眾表現高度的興趣，可以花較多的時間，提供更多詳細的資訊。說起來，這樣的簡報很單純，成敗決定在少數人當中。抓住關鍵人物的反應，見招拆招。 以聽眾的立場為出發點 。提案式簡報常會落入的陷阱是─僅強調提案本身的優點與特點。如果簡報是為客戶著想，我認為內容應該回答這些問題：你為什麼需要這個提案？你的競爭者是誰？這個提案如何提昇你的競爭力？能夠帶來那些有形與無形的利益？這是將特點(Features)點轉換為利益(Benefits)的過程。這也是簡報大師Jerry Weissman所提倡的 Audience Advocacy 方法。 允許聽眾中途發問 。簡報從來就不是單向的溝通。簡報如果能夠產生高度的互動性，成功的機率相對更高。在簡報中聽眾如果發問，基本上是件好事。表示聽眾對你的內容感興趣，也表示你有機會彌補內容不足的部份。相信我，如果聽眾對簡報不感興趣，他們會希望簡報快點結束，不要浪費他們的時間。所以允許聽眾打斷簡報發問，並誠懇地回答他們的問題。 資訊一次給一點點 。簡報的用意在於有效地傳達訊息給聽眾。然而因為知識的弱差，干擾聽眾無法了解我們所要傳達的內容。主要是因為我們太過熟悉簡報的內容，理所當然就會用我們的語言而不是對方的語言，來作簡報。記得，聽眾是第一次看我們的簡報，無法在短時間內吸收所有的東西。所以最好將一大塊的資訊切成一小塊一小塊，讓聽眾可以容易吸收