Prezenter Blog

關於如何準備簡報場地，我有五項建議。 1. 場地負責人 ：一定要先找到負責場地的窗口，作為未來確認場地之用。 2. 確認場地型式 ：場地的大小、座椅排列的方式與講台的位置，這些因素都可能影響簡報的準備方式。在規劃簡報的階段最好將場地的因素也考量進去。例如，確認最後一排的聽眾能夠看得清楚投影片的內容，或是簡報的時候站在那裏最合適。 最好能夠事先戡察場地，如果有困難可以請場地負責人提供場地的照片。 3. 提早抵達 ：最好在簡報開始前30分鐘至1小時到簡報的會場。好處是有充足的時間架設器材，確保器材都能正常運作。還能夠與聽眾寒暄，建立關係並聽取他們對簡報主題的想法。提早抵達也才有時間熟悉場地，讓自己放鬆，從容地開始一場精采的簡報。 4. 測試器材 ：簡報惡夢之一是開場前幾分鐘才發現筆記型電腦無法與投影機正常連接。避免此惡夢的方法是自備投影機，比較變通的方法是將簡報檔複製到備用的筆記型電腦上。採用第二種方法的風險是投影片的格式會因為軟體的版本而不一致。由其是備用的電腦沒有簡報檔所設定的字型。 除了測試筆記型電腦與投影機的連接，還需測試簡報器是否可正常使用，遙控距離是否足夠。最好攜帶備用的電池，避免簡報器沒電。如果需要播放影片或音樂，最好也測試揚聲器是否可正常使用。至於麥克風可先請場地負責人先調整好。 5. 測試投影片 ：我的作法是快速地Run過所有的投影片。這麼作可以最終確認投影片內容的正確性。也可以確保所有的動畫、效果、影片、連結等都可正常使用。另一個好處是加深簡報內容的印象，以提高簡報的流暢度與降低錯誤的發生。 簡報場地的準備看似繁瑣，但小小的錯誤或意外卻也會直接影響簡報的成敗。

之前看「 不願面對的真相 」(An Inconvenient Truth)時，對簡報中使用的一種效果印象很深刻。就是將圖片慢慢放大的效果。一直以為這是Apple的Keynote特殊的功能。今天從 Sticky Slides 部落格的文章( Add slow-zoom to PowerPoint images )中發現，原來PowerPoint也辦得到。 其實很簡單，先在投影片中插入一張圖片。選擇加入「放大/縮小」動畫。並將速度調到很慢，就可達到這種慢慢放大或縮小的效果。現在就讓我來為你一步一步地示範。 首先插入一張圖片。如果你想使用「縮小」的效果，圖片的尺寸就要大於投影片的大小。 點選圖片，加入動畫「放大/縮小」。 在「效果選項」視窗中，選擇較大或較小，也可以自定縮放的比率。 在「預存時間」標籤中，將期間調至5秒(很慢)。這樣就完成設定。 幾個步驟就可以完成這種常出現在紀錄片的效果。讓原本靜止的圖片動起來，慢慢凸顯它的張力。 Slow Zoom Example

「 公司簡介的簡報只能這麼作嗎？ 」在2010/11/25的文章中我給自己一個功課。 我想在 IDEO 所提供的免費資源" Human Centered Design Toolkit "中可以找到答案。Human Centered Design(HCD)是IDEO的設計原則，也就是所有的設計都應以人為中心，以人為出發點。我想這也適用於簡報設計。無論是簡報的內容(Content)、投影片的設計(Design)與表達的方式(Delivery)，都需要以人(也就是聽眾)為核心，為原點。 簡報不僅需要創新，更需要以人為中心。 IDEO為Human-Centered Design所下的定義是： “Human-Centered Design (HCD) is a process and a set of techniques used to create new solutions for the world. Solution includes products, services, environments, organizations, and modes of interaction…. The HCD process begins by examing the needs, dreams, and behaviors of the people we want to affect with our solutions. We seek to listen to and understand what they want.” 這裏有三個重點值得注意─1.檢視問題(Examining)，2.觀察使用者(Listening and understanding)與3.提出對策(Solution)。我們可以將這三個點連結成一個簡報設計的流程，以HCD的精神提出最佳的解決方案。 為了更深地挖掘公司簡介型簡報的可能性，我讓PresentationShow作為實驗品，以 Prezi 的形式制作了 一份簡報 。剛好有一個場合，讓我有機會以一對一的方式用這份簡報，介紹PresentationShow所提供的解決方案。以此測試看看HCD的概念是否可活用在公司簡介型的簡報上。 關於測試的結果，我得到很好的正面回應。我希望能夠與你分享我所學到的方法與應用

這絕對是我看過最誇張的 簡報器 (Presenter)，讓我想起90年代懷舊的黑金鋼大哥大。由 Chinavision 所發表的這支新簡報器，具有雷射、背光、72鍵的 QWERTY鍵盤 。沒錯，一組72鍵的QWERTY鍵盤。非常困惑與不解，真得有一邊作簡報一邊輸入文字的需求嗎？如果真有這種場合，我想應該不是作簡報。 我的經驗告訴我，簡報器應該： 功能簡單 ：簡報器最主要的功能不就是控制投影片的翻頁。所以一定要有上一頁與下一頁的按鍵。當然雷射的功能不可少，在許多場合仍可以發揮指引的作用。另外，再加一個Blank鍵(暫時讓投影片消失，將聽眾的注意力轉移到簡報者身上。也可以按鍵盤上的字母”B”鍵。)就足夠應付大部份的簡報。 大按鍵 ：功能愈複雜，按鍵就會愈多、愈小，簡報器也就愈難使用。要找個簡單的下一頁按鍵可能就要花一點時間，尤其是在燈光不足的環境中摸索。這小小的動作可能影響整場簡報的流暢度。再者，過於複雜的設計可能導致按錯鍵的失誤。簡報的時候，最好避開這類不必要的干擾。相信我，你不會想在聽眾面前出這種糗。 設計輕巧 ：有時候簡報要花一兩個小時，又大又笨重的簡報器恐怕會讓我們吃不消。很難想像實際拿這支具有72鍵鍵盤的簡報器作簡報的情況。所以簡報器最好符合"小"，握在手中剛剛好，不會太突兀；"輕"，久握也不會有負擔；"人體功學"，按鍵容易分辦。 遙控距離長 ：有些大型的會議室簡報設備與講台距離很長。或是簡報的時候，可能需要在會議室中走動與聽眾互動。遙控距離不夠長的簡報器，在這種情況就變得無用武之地。所以遙控距離要夠長，接收的訊號要夠強。 最近在讀 John Maeda 的著作” The Law of Simplicity ”(中文書名為《 簡單的法則 》，天下文化出版)。在這書中提到簡單的第一個法則是Reduction，也就是減少。選擇簡報器也好，投影片的設計也好，是不是也可以先從減法開始。減去不必要的功能、不必要的設計原素。 “The simplest way to achieve simplicity is through thoughtful reduction.” ~John Maeda (達成簡單最容易的方式是經由縝密思考過的減除。) 選擇一支合適的簡報器，讓簡報器成為簡報的利器而不

我們對人或事某一項特質的認知，會影響對人或事另一項或其它全部特質的認知。 這就是所謂的 月暈效應 (Halo Effect)。例如看到一位俊帥的男子，我們也會認為他較一般人聰明。看到一位可愛的小女孩，我們會認為她也很乖巧。對物品也是一樣。例如某個品牌的腳踏車設計很出色，我們認為它的品質也會很高。Apple的iPod造成熱賣，iPhone應該也會熱賣。 如何將月暈效應應用在簡報的場合？ Influence: Psychology of Persuasion談到的第二個影響力法則是Liking，也就是好感。我們認為有好感的人比較容易影響我們的決定。 如果能先取得聽眾對我們的好感，我們比較容易吸引聽眾的注意力，聽眾也比較會認同簡報的內容。 這種好感必須在上台簡報前就開始建立。所以最好提早抵達簡報的會場，儘速將簡報設備架設完成，才有餘裕的時間與聽眾建立關係。打招呼、交換名片或寒喧，透過這些簡單的動作讓聽眾產生良好的印象，也就是好感。 我們的外表與穿著會影響聽眾對我們的印象。也許我們無法改變我們的外表，但至少我們的穿著要得體。什麼才是得體的穿著？Carmine Gallo在The Presentation Secrets of Steve Jobs(大家來看賈伯斯：向蘋果的表演大師學簡報)建議，我們的穿著要比聽眾正式一點。面對學生，我會穿襯衫牛仔褲；但面對專業人士，我會穿西裝打領帶。在規劃簡報的時候，最好將穿著一併列入考量。 找到與對方的共通點(Similarity)也是建立好感的方法。事先調查一下，與聽眾是否有相似的背景、興趣或經驗等等。在簡報的時候，談到這些共通點，相信可以拉近與聽眾的距離。有一回再次來到同一家公司作簡報教育訓練，我的第一張投影片就秀出上次訓練的合照。我發現共同的經歷可以產生好感。 卡內基(Dale Carnegie)是公認的溝通與人際關係專家。我們作簡報的時候，也應當應用卡內基的人際關係原則，來增加聽眾對我們的好感。 由衷的讚美與感謝 簡報的過程中保持微笑 提及聽眾的名字與職稱 眼光注視著聽眾 舉聽眾感興趣的例子 善用月暈效應在簡報上，讓聽眾對你的好感產生正面的回應。除此之外，也要避免反月暈效應(Inverse Halo Effect)。在細節上的疏失也可能造成難以避免的失敗。 ﹝延伸閱讀﹞ 簡報就是要發揮影響力