簡報也需要地圖與路標

By Bennett 2011/6/13

如果要去一個不熟悉的地方，我習慣先上Google地圖查詢路線。我只要輸入起點與終點，Google地圖就會自動幫我規劃完整的路線。接著我只要將路線抄下來或列印出來，就可以照著指示前往目的地。真是很方便的功能，對不對？

在簡報的設計上是否也可以置入這麼方便聽眾的設計？提供適當的指引，帶領聽眾達到預定的目的地，避免聽眾迷失了方向。

在還未繼續往下說明之前，請花一點時間，了解這些譬喻。

起點=現狀、又稱為A點

終點=目標、又稱為B點

地圖=簡報的架構

路標=簡報的指示項目

在還未設計任何簡報之前，請先認清何為起點與終點。要先點出現狀(A點)所存在的問題，才能說服聽眾移動前往所設定的目標(B點)。也要確保聽眾認同所指出的現狀。如果少了明確的起點與終點，簡報的意義何在？但是，有起點沒終點，簡報變成漫無目的；沒起點有終點，簡報變成不痛不癢。為聽眾著想，請在簡報的一開始就點出明確的A點與B點。

簡報的內容最主要的功用就是要帶領聽眾一步一步達到預定的目標。但是空有很棒的內容，卻雜亂無章毫無邏輯可言，很容易讓聽眾迷失了方向。這時需要一份有用的地圖，也就是簡報的架構需完整又清楚。在Jerry Weissman的《簡報聖經》(Presenting to Win)書中指出16種常用的簡報架構，他稱為"Flow Structure"。

跟大家分享我較常使用的三種簡報架構：

問題/對策─先點出聽眾所面臨的問題點，再提出有效的解決對策。Steve Jobs發表第一代iPad時，他先帶出市面上小筆電的缺點，再提出iPad如何避開這些缺點。如此，他能夠証明iPad較能滿足使用者的需求。

矩陣圖─SWOT分析是一種矩陣。史帝芬‧柯維解釋工作事項可分為四個象限(I重要又急、II重要但不急、III不重要但很急與IV不重要又不急)，也是一種矩陣。當我提出市場的建議時，我使用下面這個矩陣圖依序說明四個發展方向。

序列─無論是5個步驟或是8大要點，以數字排列的方式一一陳述。之前在靜宜大學分享簡報時，我引用聖經中的「十誡」來說明成功簡報的十個法則。Apple今年六月舉辦的WWDC(開發商大會)中發表了幾項新軟體，包括新作業系統Lion、iOS 5與iCloud。採用的架構都是一一舉出十項最重要的特點。投影片打出大大的數字，代表目前介紹的是第幾項特點。

當我們有了地圖，上路後卻發現沒有可用的路標可供參考，這會造成許多浪費的時間。因此需要明確的架構外，最好再搭配提供指示的路標。

那什麼可當作路標使用？所提的對策是對應那個問題點，是否可提供一個指示。講完A象限，接著要講B象限時，是否可以再次顯示矩陣圖。第3個特點後面，接著出現4這個數字在投影片上。

希望聽眾順利地跟著你一起抵達預定的目的地嗎？那就提供給他們一個詳盡易懂的架構(地圖)，並在一路上設定輕易辦視的路標。