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By Bennett 2010/2/24 你的簡報總是一層不變嗎？你的簡報不知道為什麼常常讓人昏昏欲睡嗎？還是你的聽眾對你的簡報冷感？介紹你一帖秘方，保證你的簡報改頭換面，且另人刮目相看。不過請小心，服用一次後可能就會產生上癮的徵狀。你會更有自信、更有魅力、還會更有說服力。 這帖秘方是由美國 BusinessWeek 專欄作家 Carmine Gallo 所提供， 2010 年初才出版的一本書，書名是 The Presentation Secrets of Steve Jobs 。 Steve Jobs 是誰？別開玩笑了，我想很少人不曉得他就是 Apple 蘋果電腦的傳奇靈魂人物，還擔任過知名動畫公司 Pixar 的執行長。 30 歲時被自己一手創立的公司 Fire 掉，又意外地在 1996 年重新登上 Apple 執行長寶座。從 iPod ， iPhone ， MacBook 到三月份即將上市的 iPad ，每一項產品都引起黃色炸藥般的震憾，競爭者無不皮皮挫。然而，最令各界關注與期待的是，看 Steve Jobs 如何揮灑他著名的 Reality Distortion Field( 現實扭曲力場 ) 魔法，吸引全球的目光，在發表會上介紹最新的產品。 Steve Jobs 堪稱是大師級的簡報專家，我們可以從他身上學到什麼？這就是這本書為我們揭露的秘笈。大師輕鬆讀已率先出版摘要本 ( http://www.master60.com.tw/catalog/issue.phtml?book_id=360 ) ，相信中文版不久也會接著上市。等不及的人可以跟我一樣讀讀原文的版本，先睹為快。 誰說商業簡報應該是嚴肅的、正經八百的，才能得到認同、許同、或是合約呢？簡報也可以是一場秀，一場經過精心設計與規劃的秀。我認為這是這本書的核心觀念。簡報已開始嘗試將 " 娛樂 " 的原素納入簡報當中。給聽眾一些驚喜，挑動他們的情緒，簡報就會更加令人印象深刻。 簡報的主角畢竟還是聽眾。所以應該以聽眾為中心，打造量身訂製般的獨特體驗。常常站在聽眾的主場問這一包話"Why should I care?"。點出聽眾可能正面臨的痛處，接著再以戲劇性的手法端出解藥。聽眾會帶感謝、不虛此行離開簡報會場。 簡報是需要包裝的，而熱情是...

By Bennett 2010/2/22 上個周末(2/20)到台中Sogo百貨地下室的MUJI逛逛，卻意外挖到一個寶，可以應用在簡報的設計上。這個寶其實是一本筆記本，內頁是回收紙製成，每一頁有8個小框框。實在是猜不透這種筆記本的用途是什麼，不過倒是像極了電影行業使用的分鏡圖。電影或動畫使用分鏡圖草擬每個場景的設計，這套方法也可以應用在簡報的設計上。 Cliff Atkinson(Beyond Bullet Points的作者)建議，製作簡報要像製作一部紀錄片(Documentary)，就像那些我們常在Discovery頻道上看到的影片。紀錄片使用影像與旁白述說一個故事。影像與旁白，視覺與聽覺，簡報與紀錄片其實有許多相似處。用意都在引起觀眾的關注、說服與取得觀眾的認同，並採取行動。 所以我們可以使用這本筆記本，像紀錄片的分鏡圖來說故事。每個框框是一張投影片。在每框框內塗鴉，能夠先讓我們預想(envision)簡報的Flow。一枝筆一張紙能夠專注我們的思考，產出更多的可能。這個方法看似在浪費時間，但是充份的思考反而能夠縮短整體簡報製作的時間。因為有了簡報的草圖，剩下的只是把它呈現出來而已。這樣會比來來回回修改投影片內容，還要有效率。如果是團隊運作，也可以先以草圖進行討論。 這種筆記本也可以拿來練習簡報。如果是10張投影片的簡報，每一張投影片要如何安排？是放文字、數字、圖表、照片、影像還是短片？在紙上可以天馬行空，沒有軟體的任何限制。也沒有場所的限制，可以在Starbucks、在麥當勞、在家裏的餐桌上、在高鐵上，都可以使用。 我極力推薦這種奇特的筆記本，這是一個很棒的簡報工具。下次去MUJI時，不妨買一本來試看看。

By Bennett 2010/2/11 Classical music is for everyone. Benjamin Zander在2008年TED(http://www.ted.com)的一場演說中這麼說。 這場演說Zander用他那獨特的魅力緊緊抓住整場聽眾的目光。他對古典音樂的熱情是無庸至疑的，那近似傳道似的熱情透過他的肢體動作、言語與現場彈奏表達出來，形成一股強大的感染力。當演說結束時，幾乎全部的聽眾起立鼓掌，這是對一個演說者最大的敬意。 Benjamin Zander是誰？他1939年生於英國。自小學習大提琴，後來音樂生涯轉往指揮發展。 1979年起擔任美國波士頓愛樂交響樂團的指揮。所錄製的馬勒交響曲CD獲得許多獎項。Ben Zander除了是一位優秀的古典音樂人外，也以一名指揮的背景向企業界談論有關領導的主題。曾著有The Art of Possibility一書。 整場演說只有短短的20分鐘，卻那麼有影響力與說服力。在TED的網頁中，許多網友留言這場演說讓他開始接觸古典音樂，或是開始學彈鋼琴。雖然他的演說沒有使用一張投影片，但是想一想—如果我的簡報能夠得到聽眾如此高度的肯定該有多好？所以我開始思考，我們可以從Benjamin Zander的身上學到那些技巧，可以應用在任何的簡報場合上，即使是最嚴肅的商業簡報。   說服別人之前，對主題要有高昴的熱情 。如果對所要講的主題與內容缺乏熱情，如何能期待影響與說服聽眾。因為有熱情，所以所傳達的訊息帶有一股強大的使命感；因為有熱情，所以興奮地、迫不急待地想與聽眾分享；因為有熱情，所以有力量去感染聽眾。Steve Jobs在2005年史丹佛大學的畢業典禮演說上說到”You’ve got to find what you love.”，還有”If you’ve found it yet, keep looking. Don’t settle.”。在開始一場簡報之說，想一想我對所要講的內容有熱情嗎？熱情可以透過許多管道傳達出去。Zander使用誇張的肢體語言、講故事或與聽眾近距離互動。    加入娛樂的原素 。如果簡報只有單向的資訊傳遞，結果可能產生一群無趣的聽眾。何不嘗試加入一點點娛樂的效果。現代的聽眾已被媒體養大了胃口。為了吸引聽眾...

今天下午我站在公司辦公大樓的頂樓 (10F) ，面對著執行長、顧問與來自開發的主管與同事，作了一場資訊型 (Information)簡報。我的任務是要提出一份分析報告，作為執行長決定是否開發某個產品的依據。由於牽涉到新科技的應用，所以需要花點時間解釋技術與市場的背景。21張投影片，我大約花了15分鐘。結論是...執行長否決這項開發建議，但是...相當肯定我的簡報。顧問對我的簡報也有正面的評價。   看來我的簡報經驗又可記上一筆。我如何辦到的呢？   其實這場簡報準備的時間相當短促，只有一、二天。但是又需要收集與消化大量的資料，抽取出有用的訊息，以一個有效的結構呈現，最後才能作成簡報。其實，不論準備的時間長或短，我都會拿出筆記本作規劃，而不是直接打開Microsoft PowerPoint。我會先以心智圖的手法(mindmapping)問自己Why, Who, What, When & Where。作這樣的先前分析，讓我知道為什麼要作這場簡報，我的聽眾是誰，我的主題是什麼，什麼時候在那�作簡報。方法也許很笨，又不夠數位化，但是能夠讓我充份地思考。心智圖也能幫助我抓住那些稍縱即逝的idea。接著我在同一張心智圖上，訂下我的目標。關於如何達到簡報目標就是How了。   這時候專案管理的手法就可以派上用場。細分所要進行的工作，排列工作的順序，訂每個工作的完成時間。這些都是專案管理的基本運用。   吸引人的簡報應該像說一個故事。在「簡報聖經」(Presenting to Win)一書中總共列了16種簡報可用的故事架構。我決定採用Chronological，介紹這個市場的過去、現在與未來。並在筆記本上先試著描繪每一張投影片的內容與順序編排。   為了讓訊息更黏(sticky)，我將「創意黏力學」(Made to Stick)中建議的法則，也就是Simple, Unexpected, Credible, Concrete, Emotion & Story，作為檢核表。檢視重要的訊息，可以套用那個法則，讓它更黏、更有說服力。   這時候，我才打開PowerPoint開始製作投影片。有人會把製作與設計投影片當作簡報的全部。但是一場成功的簡報卻要面面俱到。我並沒有花很多時間在製作...

By Bennett 2010/2/4 今天作了一場15分鐘的簡報，用了15張的投影片，對象是銷售與行銷部門的主管與同事。為什麼是15分鐘？我嘗試效法TED( http://www.ted.com/ )的精神。一場有影響力的簡報不一定得長篇大論。況且，林肯的蓋茲堡演說僅有246個字。 我的簡報內容主要是以一篇國外專業雜誌的報導，如何應用在未來產品的規劃。架構仍是以Beyond Bullet Points的建議。也就是前5張投影片是Setting-Role-Point A-Point B-Call to Action。另外加上3張的Key Point投影片，還有幾張加強說明的投影片。就這樣，15張投影片構成一場15分鐘的簡報加上10分鐘的Q&A。 效果如何？一位同事結束時跑來跟我說「真不愧是專業的講師」。在簡報這塊領域的經營，已經得到愈來愈多的認同。我看一顆小小的種子慢慢長大成熟。 投影片的設計仍維持我一貫的簡潔，不廢話。不可諱言，這樣的風格完全受到Garr Reynolds與Steve Jobs的影響。Cliff Atkinson建議最好不要用bullet points，就是重點以一點一點排列。不過在一定要用的情況下，我覺得可以套用動畫的方式，講完一點後再讓下一點出現。這樣聽眾比較不會被一堆文字嚇到。一次餵一點資訊，聽眾比較容易吸收。 為了讓聽眾容易記我所要表達的三個key points，我用了一個比喻。有一個研究談到如果要提高學習效果，最好將新的訊息與聽眾既有的知識作一個連結。例如我拿菜刀來比擬大小、會切與好用三個關鍵點。早上作的簡報，下班前隨口問了一下同事是否還記得我強調的內容。他們還能夠回想8至9成。這樣的作法可以提昇聽眾的記憶，如果以”Made to Stick”的說法就是讓你的Idea黏一點。就像魔鬼粘一樣，愈多的連結如同無數的勾子抓住聽眾的注意力、延長聽眾的記憶力。 我也搬了一台競爭者的產品當作道具(props)。讓聽眾不只聽到、看到，還能摸到。這是全方面的學習的年代。 不過我還是應該加強我的肢體語言、語調的變化，還有多一點幽默。期待下一次的簡報。

by Bennett 2010/02/04 一篇由Nancy Duarte(Nancy Design的負責人，Slide:ology的作者，"不願面對的真相"An Inconvenient Truth的簡報設計師)寫的部落格，大膽作了五項2010有關簡報的預測： 1. 簡報與社交媒體(social media)的界限將會模糊。 2. 將會有另一部以簡報為主體的電影。 3. 面對面(face-to-face)的溝通終將勝過"滑鼠對滑鼠"(mouse-to-mouse)的溝通。 4. 遠距簡報的供應商將突破技術上的限制。 5. 設計思考(design thinking)如何影響商業將獲得更廣泛的認知。 我比較關注的是第一項與第三項預測。 Cliff Atkinson最近寫了一本新書叫"Backchannel"。簡報者與聽眾溝通的管道是透過講話、肢體語言與投影片。但是有一種新興的溝通管道，由聽眾主導。簡報的進行中，聽眾透過手機或任何行動裝置，以facebook或Twitter為媒介，即時反應想法給朋友、其他聽眾或簡報者。在台灣內建facebook的手機愈來愈普遍。在美國逐漸成長的一種現象，是否也會在台灣發生呢？這種反相溝通的管道對簡報者會造成什麼影響？簡報者又要如何善用這種管道呢？這中間有一大堆的可能性。 現在每個人每天黏在facebook上的時間愈來愈久。但是有沒有發現真正要建立關係還是得透過面對面的溝通。業務員還是要去拜訪客戶、情人還是要約會、朋友還是要聚餐。簡報也是。透過簡報可以拿到一份合約、可以傳遞新穎的觀念、可以激勵員工、可以傳福音...等等。簡報只會有更多的應用，簡報並不會消失。 想要更有影響力嗎？趕快來學簡報。

你知道Microsoft PowerPoint有幾種檢視模式嗎？你用過那幾個？ 標準模式：這是最常使用的檢視模式，在此模式下我們編輯每一張投影片。 投影片瀏覽：方便一覽簡報中所有的投影片，以檢視簡報的架構與投影片間的邏輯關係。 投影片放映：就是按下F5放映投影片的模式。  還有一種模式比較少人使用，不過簡報暢銷書"Beyond Bullet Points"卻大力推薦。這禮拜四(2/4)有一場資訊分享類型的簡報，就實驗性地試試這種模式，發現真得還滿好用的。 這種檢視叫「備忘稿」模式。為什麼要用這個模式呢？根據"Beyond Bullet Points"的作者Cliff Atkinson引用的研究報告顯示，人們在接收訊息時是處於工作記憶(Working Memory)狀態。然而工作記憶的容量與處理速度是有限的。為了更有效地將傳達的訊息讓聽眾轉為長期記憶(Long-Term Memory)，Cliff Atkinson建議雙管齊下。也就是透過視覺(Visual)與言語(Verbal)兩種通道，傳遞訊息給聽眾。並將訊息切成可消化區塊，讓聽眾容易吸收與處理。 備忘稿模式就能讓你同時考量設計視覺(放映出來的投影片)與言語(講稿)二種管道。上半部是投影片，下半部是講稿。良好的搭配，才能相得益彰。就像電影一樣，影像加上對白，就能構成一則故事。 以前我常犯的錯誤是花過多的時間在設計投影片，卻沒有花相對的時間在設計講稿。演練的時候就沒有依據。結果就是簡報時，常常陷入"這張投影片到底要講什麼？"的窘境。使用備忘稿模式能夠幫助我避免類似的情形。 備忘稿模式的另一個好處是，可以將備忘稿列印出來給無法參加簡報的人參考。這會比只單給簡報檔還要好，因為內容較完整且詳細。 善用備忘稿檢視模式，簡報也可以是一則精彩的故事。