Prezenter Blog

我發現有一種普遍存在的簡報疾病，我稱為「投影片依存症」。也就是說作簡報時，眼睛如不盯著投影片的話，就會出現恐慌、焦慮不安、手足無措等症狀。如拿掉投影片，簡報功能更可能會完全失調。 如果投影片上沒有擺滿詳細的資料，簡報時就會渾身不對勁。設計精簡的投影片反而讓自己像在眾人面前脫光衣服，沒有任何保護一般。滿滿的投影片帶來無比的安全感。在簡報中沒有打算要報告的細節，也要硬塞進有限的投影片空間中。內容豐富的投影片帶來無比的成就感，即使投影片上的文字小得連拿放大鏡都看不清楚。 說到底，其實是不曉得簡報的重點。抱持著「 無論如何先把投影片生出來再說」的心態。常常會把「其餘的內容請自行參考。」、「因為時間的關係，無法一一解釋。」掛在嘴邊。 如何才能醫治這要命的投影片依存症嗎？我認為很簡單，只是要多花一點時間，改變一些習慣。最要緊的是先停止從製作投影片開始準備一場簡報。這麼作到頭來簡報只會被投影片牽著鼻子走。不如拿出筆記本，花30分鐘的時間在紙上想想，要講什麼？要怎麼講？也就是說有了簡報的腳本後，再來思考投影片要如何設計才能有效的搭配腳本。腳本的好處是讓簡報內容有所本。要增加或修改投影片上的內容，先對看看腳本是否有此需要。如有必要，也是先改腳本再改投影片。 投影片放再多無用的資訊，只會擾亂聽眾的注意力而已。不如就省省吧！把時間挪到簡報腳本的準備工作上。

迎接簡報人Prezenter的來到與興起

商業簡報大多跟「銷售」脫離不了關係。無論銷售的是產品、服務，還是點子、提案，都是商業簡報最主要的用途。要銷售任何東西之前要先引起對方的興趣。無法抓住聽眾的注意力等於宣告簡報無效。那麼，商業簡報如何在一開場的15秒就擄獲聽眾的注意力呢？ Inc.com的專欄作家Geoffrey James發表一篇文章" 15 Seconds to a Better Presentation ”，提供了四個建議供我們參考。 1. 安排一個人介紹你出場 不要浪費時間在作自我介紹上。準備100字的個人簡介與50字的簡報簡介，並請一個人來介紹你出場。 2. 不要用笑話來暖場 講個冷笑話通常只會透露你的緊張與不安。 3. 不要以背景說明作為開場 大部份的商業簡報都以介紹公司背景為開場。但並不是每位聽眾都對你的公司背景感興趣。他們最想知道的是你所代表的公司如何有效地解決他們的問題。 4. 提出一項「令人吃驚且相關」的事實來開場 在簡報的一開始提出一項令人出乎意料的事實，會比自我介紹更能夠提高聽眾的興趣。在接下來的簡報內容全力用來解答聽眾心中的疑問。在第一張投影片放個1,000,000這個數字，一定比自我介紹還能夠製造有趣的效果。 《創意黏力學》這麼說「吸引對方注意：用驚奇。維持對方注意：用興趣。」

Prezi是項革命性的簡報新工具。然而遺憾的是至目前為止，對中文使用者來說它存在一個重大瑕疵(也可說是致命傷)，也就是缺字問題。有些中文字無論如何輸入都無法在Prezi中顯示出來。還好多虧眾多使用者與網友的創意，提出了許多解決方案。在此列出常見的三種。 1. 以異體字代替： 異體字是指讀音、意義相同，但字形不同的漢字。例如「說」在Prezi中打不出來，就可以用異體字「説」來代替。或是「產」以「産」代替。查異體字的方式可使用搜尋服務如Google，輸入搜尋字串如「產 異體字」，再將查詢到的異體字複製到Prezi中即可。另一種方式是使用注音輸入法，先輸入無法顯示的中文字，再按â方向鍵從侯選字中挑選異體字。 雖然異體字可以部份解決中文缺字問題，但是畢竟異體字不是常見的字形，看久了還是會覺得怪怪的。 2. 將文字轉為圖片格式： 這種方式是先在外部將文字另存成圖片檔，接著回到Prezi匯入此圖片檔。較快的方式是使用PowerPoint，插入一個文字方塊並輸入文字。在文字方塊上按右鍵選單，選「另存成圖片」選項。圖片格式建議選用PNG，如此才能產生透明背景的效果。另外也可使用影像編輯軟體，將文字儲存圖片格式。 這個方法可以解決中文缺字與異體字字形的問題，但是卻會額外耗費許多時間製作與上傳文字圖片檔。而且Prezi內建的字型相當罕見且只有一種，所以與我們在外部所選用的字型一定會不一致。還有如要將文字圖片檔放大顯示，因為不是向量字型的緣故所以有可能會造成模糊的狀況。 3. 將文字轉為PDF格式： 如果要輸入的是一段文字，則建議在外部將文件另存成PDF格式，並匯入至Prezi中。即使是一頁以上的文件，Prezi也會將每頁匯入並成為個別的物件。 因為PDF使用向量字形所以不會有字樣模糊的問題。缺點是無法將PDF文件設成透明背景，所以如有圖片背景時就會相當突兀。 每個方案都有優缺點，然而沒有一個方案能夠完美地解決中文缺字問題。使用者需要視情況選用適當的方法。雖然Bennett已透過各種管道向Prezi反應這個問題，相信Prezi也早已得知這個問題的存在，不知為何緣故此問題仍然未完全解決。目前只能期待Prezi儘快解決這個致命的問題。

我喜歡在簡報或演說的一開始安排一段與聽眾互動的時間。可能是舉手調查、我問他答、分組討論或是聽眾的自我介紹。這些活動也許會佔用一些時間，但是這些投資是值得的。透過互動，我可以更加了解聽眾的背景、心態與需求，儘量收集可用的資訊。並以此為基礎，微調簡報或演說的內容。這麼做能夠讓聽眾有客製化的感受。與聽眾的關係也更加親近了。真是一舉數得。

絞盡腦汁也擠不出新鮮的點子嗎？那麼就交給三B試試。其實三B是Bus(公車)，Bed(床)與Bath(洗澡)的縮寫，也就是說暫時離開工作場所、不去想眼前的問題或挑戰，新的點子反而會不經意的出現。曾有一位知名的科學家說過，他許多重大發現都是從這三B中獲得靈感。這就是三B法的由來。 我的經驗是，當我在發想簡報的內容遇到阻礙時，我會容許給自己一段時間暫時擱下不去想。意外的是常常在通勤的路上或是在散步時，源源不絕的點子反而一一地出現在腦中。當我回到簡報的準備工作上時，我就有新的點子、截然不同的觀點或是解讀。 將注意力從眼前的問題或挑戰移開並不代表停止思考，而是交棒給我們的潛意識繼續工作。讓我們的頭腦有一段時間進入孵化的狀態，讓思考工作漸漸熟成。這很像釋放緊張或壓力的過握，先握緊拳頭弓起身體，緊繃每一條肌肉，接著再全然地放鬆。一開始我們先用力地想，接著就完全停止思考，交給潛意識去處理。互相接力，通力合作，就可以產生絕佳的點子。 其實我們並不曉得新鮮的點子何時會冒出來。所以我們所能做的就是預備好適當的環境，讓我們的思考慢慢結出果子來。好像我們準備了所有的材料，卻無法烹煮出一道美味的佳餚。有時不要著急，容許有一段時間讓食材慢慢燉煮，才能融合在一起產生獨特的風味。我們的頭腦也需要這種慢慢燉煮的過程。 Michael Michalko在Thinkertoys這本談論思考工具的書中建議，可使用以下的步驟來進行三B法。 1. 指定。指定一項值得花費心力的挑戰，並想想解決之後將帶來的成效。如果可以想像戰勝這個挑戰，你就會被潛意識推著朝向創意解決對策前進。 2. 準備。收集所能找到得到的資料。閱讀、與人討論、問問題並盡所能地研究這些資料。有意識地費盡心思進行準備工作。直到你認為已作好萬全的準備。 3. 指示。指示你的頭腦開始尋找問題的解決對策。可以這麼說以作為結尾：「好，開始尋找解決對策。我兩天後會再回來看結果。」或是「找到對策後就通知我。」 4. 孵化。放開這個問題。不要花費任何心力。暫時擱在一旁，忘了它。這段期間可長可短。散個步、沖個澡、看場電影或是睡個覺。孵化一定會自然完成。 5. 我發現了！(Eureka!)這過程可能花五分鐘、五小時、五天、五週、五個月或更久，但是靈感一定會出現。 讓你的頭腦放鬆一下，思考效率反而會更好。

英文"Empathy"有移情或同理心的意思，也就是指站在對方立場設身處地思考的一種方式。而Empathy Map是一種圖像化思考工具，目的在讓我們更認識聽眾。它能夠幫助我們試著站在聽眾的角度去思考，儘量從各個面向去了解他們，以滿足需求或解決問題，同時達到簡報的目標。也能夠將我們的焦聚轉移至簡報最重要的因素，也就是人(聽眾)的身上。 無論一個人或是一個團隊，都可使用Empathy Map來建立對聽眾的共識。 1. 在一張空白紙中間畫上一個大大的的人頭，代表你的主要或關鍵聽眾。如果是一位特定的人，在頭上寫上他/她的名字、職稱或機構。 2. 在這代表聽眾的人像大腦部份寫上”Thinking”(想法)，並依圖所示填上”Seeing”(看)、”Saying”(說)、”Doing”(做)、”Feeling”(感覺)、”Hearing”(聽)。 3. 想像你是這位聽眾代表，針對你的簡報主題進行自問自答：他的想法(Thinking)是什麼？他曾看(Seeing)過那些景況、資料或相關報導等？他曾表達(Saying)過什麼觀點？他採取過什麼行動(Doing)？他的感受是什麼(Feeling)？他從別人聽到(Hearing)什麼意見？ 4. 把你所知道或想像的資訊寫在便利貼上，並貼在空白處。這樣就完成一幅完整的Empathy Map。 建立Empathy Map最大的好處在於將聽眾的形象具體化，對聽眾的了解更加清晰。當你在準備簡報的過程中產生疑問或遇到問題時，可以回到Empathy Map從中尋找方向或解答。