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By Bennett 2010 /8/13 當聽眾都已坐定，設備都已設定好，布幕上顯示出第一張投影片。此刻安靜無聲，所有的目光頓時投射在你身上。你開始侷促不安，手心冒汗，雙手擺在那都不對勁。你雖想故作鎮定，假裝自信，但是緊張讓你頭腦與舌頭失控。緊張讓你說話愈來愈快，失去了邏輯，甚至開始胡言亂語。 其實這是我的經歷。更慘的是當時有一千多人在場，更讓我糗到無地自容。 你也有類似的經驗嗎？緊張是你最大的敵人嗎？也許我們無法完全消除緊張，但是至少可以好好地管理它。 想一想為什麼會緊張或是恐懼？我想有兩種主要的原因。第一種是對簡報內容缺乏信心。也許準備不夠充足，也許內容無法讓聽眾信服，也許對主題所知有限又沒有熱情。第二種較普遍，就是害怕站在眾人面前講話，尤其是面對一群不熟悉的人。在家人或同事面前，我們講話不會緊張。但是當對象轉換為重要的客戶、高階主管、達官顯要或是陌生人時，我們的腎上腺素可能開始飆昇，被緊張綁架。 管理緊張的第一步通常是從作通盤的計劃開始。不管準備簡報的時間只有一天，一個星期，還是一個月，都要先坐下來好好地想一想，為了要達成簡報的目標需要完成那些工作。將簡報視為一項專案來執行。上網找資料、規劃簡報架構、設計投影片、準備書面資料 … ，從經驗當中將這些工作列出來，並一一標上完成時間。還有無論準備時間是否急迫，最好將演練排入計劃中。 充足的準備可以幫助熟悉簡報內容，愈熟悉簡報內容對簡報愈有信心。一般而言，並不建議撰寫完整的講稿，要一字不漏地按照講稿作簡報，其中的風險相當高。但是可以仔細推敲簡報開場講稿。通常最緊張的時刻是簡報開始的前幾分鐘，之後緊張的感覺就因習慣而舒緩。因此有一份明確的開場講稿可以幫助我們度過最緊張的時刻。 不斷的演練也能夠降低緊張感。蓋•川崎 ( 美國知名的創投家 ) 曾說過演練簡報至少要 25 次，才能讓簡報自然流暢。如果沒有那麼多的時間演練，可以將重心放在簡報的開場與結尾。就像舞台劇演員的排演，演練簡報時最好像實際上場一樣。除了要說什麼之外，還要注意音量、說速的速度、肢體動作、表情等。還可以用攝影機或錄音機，錄下演練的過程並加以改進。 除了藉由深呼吸與伸展筋骨來減輕簡報前的緊張感，我發現還有一招也很有效。那就是跟聽眾寒喧。如此可以增進彼此的認識，了解聽眾對簡報的期待。簡報最不利的情況就是對聽眾一無所知。愈...

學習真得可以無所不在。看完電影《葉問》，我領悟到一些簡報心法，我稱為「簡報功夫」。 【基本功不可少】 葉問不跟人比劃的時侯，也會藉著打木椿來練功。簡報也一樣，為了提昇簡報的技術，平常就要養成簡報基本功。可以經由閱讀、觀摩、爭取簡報機會與不斷的演練，來增進簡報的功力。在正式上台簡報前更要勤加演練，調整自己到最好的狀態。 【仔細觀察對手】 葉問的詠春拳打敗過很多對手，那我們的對手是誰呢？我們的對手就是聽眾，或是我們企圖要影響、說服的人。在正式上場前，要先作足功課研究你的對手。在沒摸清我們的對手前，建議不要隨便出招。 【靈活運用招式】 靈活運用我們從各處所學來的簡報招式 / 技巧，套用在簡報上，以達到簡報目標。簡單地說，就是不只應用，還要活用簡報的知識。在愈不利、愈艱困的簡報場合愈要出奇招，讓聽眾心服口服。 【招招見效】 所謂不打沒把握的仗。我們需要確保每一個招式都能切中對手的要害。掌握對手的弱點，也就是聽眾的需求，所出的招式會更為有效。 【頻繁地交手】 簡報不是獨角戲，要適時地與聽眾作互動，觀察聽眾的反應。如果聽眾對某個主題很感興趣，我們要趁勝追擊，改變簡報的策略以達到簡報的目的。 葉問不只是武術界的一代宗師，也可以是學習簡報的對象。只要用心觀察與思考，在意想不到的地方也能夠領悟簡報的大道理。

By Bennett 2010/7/13 開車在高速公路上，不知道你會不會注意 T 霸廣告？ T 霸廣告的設計真是五花八門，為了就是要在短時間內吸引你的注意力。有一段時間常常往返高速公路，所以有很多的機會可以觀察 T 霸廣告。我發現 T 霸跟投影片設計有許多共同之處。 一目瞭然 ：駕駛將目光停留在 T 霸上的時間其實相當有限， T 霸與駕駛的距離也相當遙遠。所以字體要夠大、字數要少、排版簡單、顏色有限。讓駕駛遠遠方就能清楚接收到訊息。不要讓駕駛都已經開過去，卻還看不懂 T 霸上的內容。投影片設計也要符合這個原則。字體要讓坐在最遠的聽眾看得到。字數儘量減少，不要讓聽眾都換下一張投影片了，還沒讀完投影片上的內容。排版簡單與顏色有限是為了不模糊投影片的焦點。 一個主題 ：如果仔細觀察 T 霸的話，會發現好的 T 霸設計通常只有一個明確的主題。有些 T 霸為了利用空間，就塞滿了很多個主題。這會讓駕駛很困惑，到底在賣什麼。因此，投影片也最好設計成一個 Slide 一個主題。聽眾處理資訊的速度是有限的，所以最好一次只傳達一個重點。 一去不回 ： T 霸不像電視廣告，它不會重複出現，錯過就錯過了。投影片大體上也是一樣，因為一般的投影片是以直線式播放而製成的。如果錯失了利用投影片來輔助說明簡報論述，那麼投影片是無效的。雖然一張無效的投影片的失敗成本，比不上一座巨型的 T 霸，不過也浪費了製作投影片的時間。 如何分辨好的 T 霸與壞的 T 霸設計？試試看它的內容可以停留在記憶中多久。同理可證，投影片也要以這種精神去設計。

By Bennett 2010/7/1   以前我準備簡報的方式是，打開電腦開啟 PowerPoint ，設定好每一張投影片的標題。接著開始將四處收集而來的資訊對號入座，塞進投影片中。完成後再來擬每一張投影片的講稿。這樣的優點是簡報準備的過程單純又快速。而且 PowerPoint 提供了許多範本與版面配置選項供我們選擇，間接也鼓勵這種準備方式。你是不是也這麼準備簡報？   但是，以這種方式所完成的簡報是聽眾想要的嗎？我們可能節省了自己的時間，但我們又幫聽眾節省多少時間呢？這種快速準備簡報的方法可能產生這些問題：   l       焦點模糊─因為提供過多的資訊沒有聚焦，導致簡報沒有重點。 l       拚裝車─資訊以片段方式被拚裝連結起來，因此缺乏連貫性或邏輯性。 l       看圖說故事─投影片與投影片間關連不大，所以簡報者只能看著投影片解說。 l       喧賓奪主─聽眾將焦點轉移至投影片上，讓投影片取得主導權成為主角，簡報者反倒成為配角。   如果時間緊迫，這種傳統的方法的確可派上用場。但是如果要讓簡報更完整、一致、焦點明確又吸引人，一定要有所改變。   《簡報藝術 2.0 》建議四個步驟的流程。 ( 其實這四個步驟跟《大家來看賈伯斯：向蘋果的表演大師學簡報》所建議的三部曲，也就是 Writing, Sketching & Producing ，不謀而和 ) 。   Step 1: Brainstorming( 腦力激盪 ) 我的方式是先定義出 簡報用意 、 簡報目標 、 聽眾是誰 、 聽眾的需求 、 簡報時間與地點 … 後才開始作腦力激盪。我習慣在 A4 空白紙或筆記本上，使用心智圖 (Mind-mapping) 的技巧，激發出所有可能的簡報內容或點子。我發現使用紙與筆這些低科技的工具，反而能夠讓我更專注、更有創意。   Step 2: Grouping and identifying the core( 整理與選出重要資訊 )...

By Bennett 2010/5/31 霹靂車是霹靂遊俠李麥克的重要夥計，連手打擊犯罪。簡報器也應當是簡報人的夥計，重要性不輸李麥克的霹靂車。現役中的簡報器是Lexma PR7，因翻頁按鍵不夠靈敏、遙控距離不夠長，而功成身退。為了挑選一支合適的簡報器，我花了兩三個禮拜的時間，瀏覽國內外購物與評論網站，終於買了美國品牌Kensington型號為33374的簡報器。歷經幾次的實戰測試，發現這是一支值得推薦給專業簡報人的優質簡報器。 Kensington 33374這款簡報器設計輕巧、造型簡單。重量約160公克。握在手中大小剛剛好，符合人體功學。因為它的表面包覆軟質塑膠，所以握感舒適，非常適合需要久握的場合。 接收器可收納在簡報器的底部，按一下就會被推出來。附贈兩顆4號勁量鹼性電池，這麼大手筆倒是少見。雷射等級是Class 2，亮度已經足夠。遙控距離為60呎，約18.3公尺，相信可以滿足多數人的需求。 像Lexma PR7一樣，按鍵只有四個，分別是紅光雷射(上)、上一頁(左)、下一頁(右)與Blank鍵(下)。但是不同於Lexma PR7的是，按鍵與按鍵間的距離夠大，避免發生按錯鍵的窘境。另外，它的紅光雷射鍵同時具有F5簡報播放鍵的功能。Amazon.com網站上有評論認為這是個缺點。此設計只能讓簡報重頭開始播放，不能從中間開始播放。另外，如果使用在非PowerPoint程式的場合，按下雷射鍵會跳出不必要的功能(例如在Word中，F5是”尋找/取代”的快速鍵)。使用者也無法更改按鍵的設定。對我來說，這倒並不會造成麻煩，因為簡報時很少會跳出投影片使用其它的程式。 市面上的簡報器按鍵設計愈來愈複雜，可遙控的功能愈來愈多。許多簡報器的設計跟電視遙控器沒兩樣。但是簡報的時候，真得需要控制音量、移動滑鼠指標嗎？這麼多的按鍵設計，可能最簡單的下一頁按鍵都要花時間找一下，或是不小心碰到其它的按鍵。如果在較暗的環境中作簡報，這可能會造成災難。所以我認為按鍵愈少愈簡單愈好。 市面上的簡報器品牌眾多，款式玲瑯滿目。要挑選到一支合適的簡報器還真不容易。簡報器市場中也缺乏較強勢品牌。知名的Logitech簡報器R400與R800台灣也沒有代理進口(差一點請在美國的朋友代購)，而且售價昴貴。不過最後促使我買下這支Kensington 33374是Amazon...

By Bennett Yang 2010/5/26 前陣子跟靜宜大學的同學分享”簡報的十誡”。 聖經中的十誡是指，上帝在西奈山上所賜下的十條誡令，要以色列人遵行。這十誡被刻印在兩塊石板上，交給摩西頒佈。雖然我不是什麼簡報之神(相信自己有一天能夠成為台灣的簡報大師)，但是我嘗試從我的龐大簡報資料庫中，汲取出十條簡單易用的簡報原則，讓學生能夠學了馬上派上用場。 1. You Shall Love Your Audience . (愛你的聽眾) 我發現上台會緊張，大部份的原因是陌生的聽眾。面對一群不熟悉的面孔作簡報，讓我們心生恐懼。然而當我們學著去"愛"聽眾，我們會想知道聽眾是誰、他們喜歡什麼、不喜歡什麼、他們的需求、他們所面臨的問題、喜歡被對待的方式...。就像男女朋友談戀愛的時候，會急著想了解對方的一切。把聽眾當成至好的朋友或親人時，緊張自然而然就消失不見了。 2. You Shall be Enthusiastic about Your Topic . (對主題滿腔熱忱) 情緒是會感染的。如果我們對簡報主題毫無熱情可言，我們如何期待聽眾會感興趣呢？如果對主題真得不感興趣，那麼就假裝很有熱情吧！ 3. You Shall Design a Proper Structural Flow . (設計一個合適的架構流程) 《簡報聖經》的作者傑瑞‧魏斯曼認為作簡報應當像說一個故事。故事有情節，情節就像簡報的架構。架構要合乎邏輯，沒有不必要的細節。 4. You Shall Treat Slides as Visual Support . (視投影片為視覺輔助) 站在台上，我們是主，投影片內容是輔。如果讓投影片喧賓奪主，那如何定義我們的角色呢？是我們在簡報，而不是投影片在簡報。因此，簡報不應太花俏或太豐富。 5. You Shall Keep It Super Simple . (讓投影片超級簡單) 簡單但並不代表隨便。投影片的設計應該遵守Less is More這個法則。就像日式庭園一樣，簡單但意義深遠。 6. You Shall Keep It as Short as Pos sible. (簡報儘可能簡短) 人的專注力是有限的。在《大腦當家》中作者提到，人們的專注力大概只有10分鐘，之後開始遞減。在TED的網站上，受歡迎...

By Bennett Yang 2010/5/21 “The only reason to give a speech is to change the world.” 這是John F. Kennedy的名言。我稍微加註了幾個字，”The only reason to give a speech (or a presentation) is to change the world.”，作為我在2010/4/11對30幾名靜宜大學生的簡報講座結尾。 經由旌旗教會的詩婷姊妹的邀請，才有這一次的機會將我的簡報訓練帶進校園。主題設定為英文簡報。這場簡報講座其實決定地相當倉促，僅有一個禮拜的準備時間。我嘗試將本身的簡報經驗與看法濃縮成一小時的課程，與學生們分享。對我來說，這是相當有趣的體驗，也是寶貴的經驗。希望未來還有更多的機會，進入校園分享我的簡報理念。 這次的簡報講座讓我學到什麼？ 根據我在業界的所見所聞，我誠心地鼓勵學生在就學階段就開始學習簡報這項技能。優異的簡報技能能夠幫助獲得更多表現的機會，更能夠出類拔萃。我跟同學分享我許多的失敗經驗，並從這些經驗中學習。重點是不要害怕失敗，不要被挫折擊倒。更應該要主動爭取上台簡報的機會，刻意讓自己成長。我也這樣鼓勵我自己。 當天坐在教室裏的學生，很多都還是一年級新鮮人。身為一個講者，最期待的是去影響每一位聽眾。然而，事實是我無法去討好所有的聽眾。當我認定這項事實後，我決定將我的專注力集中在反應熱烈的聽眾身上。也許這次我只影響了10個人改變他們對簡報的想法，這場講座仍然是有價值的。一個講者在簡報時要學會察言觀色，適時改變表達方式，這是我需要更多學習的地方。 講座開場結束後，我播放了一段TED的影片，時間只有6分多鐘。選用的影片是Tom Wujec今年在TED論壇上發表的演說，主題為”Build a tower, build a team”( http://www.ted.com/talks/tom_wujec_build_a_tower.html )。我的用意是將這段簡短的簡報當作一個範例。方便說明接下來我所要介紹的10個簡報法則，幫助學生理解與應用。然而，影片中的講者說話速度太快(雖然有英文字幕)，所講的主題對學生來說較陌生。很可惜未達到預定的效果。下次應該舉更貼近學生的案例來說明。 從許多學生的眼...