Prezi讓你的簡報更出色(Part 1)

By Bennett 2011/07/15

以下是Bennett7月9日在台中所舉辦的第一場Prezi Event所發表的Prezi簡報。由於內容豐富所以分兩次發表。

Prezi讓你的簡報更出色 on Prezi

“Liberty Leading the People”(自由引領著人民)是19世紀法國畫家德拉克洛瓦的最著名的作品。描繪1830年發生在法國的七月革命，人民群起，合力推翻當時的查理十世國王的專治政權。畫的正中央是一位象徵「自由」的女性，左手拿著法國大革命的旗幟，右手則拿著毛瑟槍，引領人民前進。這是一幅描繪革命的畫。

我今天想分享的也是一場革命。關於一場簡報的革命。而我們想推翻的是一種陳舊的簡報思惟。而此時正是改革的大好時機。

簡單

今年五月的時候我到歐洲出差，接連拜訪了德國、法國與英國三個國家。在英國停留的期間，我對英國的想像完全瓦解。大學時代我讀的是英國語文，接觸到許多英國的文學作品。因此我對英國的認知完全是透過這些文學作品所建立起來的。雖然我對英國沒什麼好印象，我對他們的設計倒是印象深刻。

我發現所住宿的飯店設計相當簡單又現代。打開電視，BBC新聞台的畫面設計更讓我驚訝。想像一下台灣的新聞台的畫面：上下左右充斥著跑馬燈、時間、各地天氣預報、新聞標題…。然而BBC新聞台的畫面卻相當簡潔有力。兩相對照，台灣電視台畫面的設計真是太複雜了。

前陣子在國家地理頻道的「空中浩劫」節目中記錄一起空難事件。2009年2月25日土耳其航空的一架737客機載滿135位乘客與機組人員，在準備降落至荷蘭阿姆斯特丹機場的時不幸墬毀。造成9人死亡，包括三名機師。根據國家地理頻道節目的推測，當時所有的機師都在忙著準備降落的標準作業程序，卻忽略儀表板上的一個警示，因而導致災難。節目的最後提出一個提醒─民航機的儀表設計是不是太過複雜？

複雜的設計其實很簡單；簡單的設計過程卻很複雜。

生物學家John Medina的著作《大腦當家》陳述大腦運作的12個法則。在大腦守則4人們不會去注意無聊的東西這個章節中，關於大腦的注意力他提到

「大腦的本質是序列性的處理一件事，一次一件。」

「大腦注意力的探照燈一次只會打在一樣東西，不能一心多用。」

也就是說人腦沒辦法像電腦可以作多工處理(Multi-tasking)。人腦的設計基本上是處理完一件事後再接著處理下一件，這是最佳的運作方式。如果我們嘗試同時處理很多事，反而會降低處理的效率與效果。因為我們的大腦需要經歷一段程序才能將注意力重新集中在某件事情上。比如E-mail寫到一半突然被一通電話打斷，掛上電話後需要花一段時間回想接下來要寫什麼。研究報告也指出如果我們邊開車邊講電話，對意外的反應時間會延遲約一秒鐘。想想晚一秒鐘踩剎車，可能會造成多少無法挽回的悲劇。

因此看來簡單的設計才符合大腦注意力的法則。簡單才能解決忙碌現代人注意力渙散的問題。觀察一下你的周遭，無論是Apple, Google, Muji或是Uniqlo的產品，簡單其實已成為王道，已成為一門顯學。

那麼，要如何才能達到簡單？

《創意黏力學》這本探討如何讓所傳達的訊息更「黏」(Sticky)，更讓人印象深刻又記得住，所提到的第一個原則就是簡單(Simple)。作者發明了一個「簡單」的公式。

「簡單=核心+簡潔」

而在《簡單的法則》這本書中也提到─

「達到簡單的最簡單方法，就是用心割捨。」

因此我們可以說簡單就是拿掉多餘、不必要的雜訊(Noise)，保留最核心的內容，然後以簡潔的手法將訊息傳達給聽眾。在設計簡報檔時，要套用的是「減法原則」而不是「加法原則」。

如果一張照片無法幫助聽眾了解你的想法的話，就刪掉。如果一個複雜的Excel圖表讓聽眾很混亂，就減化。如果第3個論點跟第7個論點很相似，就合併。

簡單的確比複雜有效。簡單的投影片設計比複雜的投影片設計更能吸引聽眾的注意。那麼為什麼我們用PowerPoint設計出來的投影片卻複雜無比，反其道而行呢？

[待續]