簡報企劃書

還記得我用5個圈圈來比擬如何準備簡報嗎？我們來更進一步的延伸探討，讓這5個圈圈成為強力的簡報工具。

首先，如果我們認真地從內而外，依序地完成每一圈的思考，會發現可以將這些內容化作一份簡單的簡報企畫書。這份企畫書的內容不需太長，我建議的型式是A4 One Page。

為什麼需要大費周章為每次簡報準備一份企畫書呢？好處是這份企畫書將成為整份簡報準備過程的最高指導原則。有時候我們常犯的毛病是，好不容易完成一份簡報後卻忘了當初的用意。如果有一份書面化的企畫案，就能夠成為我們簡報的參考指標了。

另外一個好處是，可以幫助與團隊或主管達成簡報目標的共識。在還未正式著手進行簡報的製作之前，大家都能夠同意這份文件的內容，將能夠縮短來回修改的時間。同時也能夠避免作白工的風險。我們用簡報企劃書溝通彼此的期待，以確保簡報能夠滿足各方面的需求。

在專案管理知識領域中，也有類似的概念，稱為"Stage Gate"。當大家都Sign Off簡報企劃書後，我們再接著往下一階段的準備工作進行。

其實也不用把簡報企劃書想得太困難或太複雜，內容只要力求簡潔即可。你可以用以下的結溝來準備：

Why是Purpose(緣由)，說明為什麼作這一場簡報。

Objective是目標，說明簡報結束後所應達成的效果。

Who是Audience(聽眾)與Presenter(簡報者)，定義誰是簡報的聽眾並指定負責作簡報的人。

When & Where(時間與地點)，說明簡報舉行的時間與地點，這將影響簡報的準備方式。

What是Key Points(重點)，說明簡報最核心的論述是什麼？如果將簡報濃縮成一句話，那麼那句話是什麼？

How是Structure(大綱)，說明為了達成簡報的目標，要如何設計簡報的架構與大網。

準備簡報企劃書看似多餘又浪費時間，其實它反而可以降低我們準備簡報的時間與心力。因為我們能夠一直確保準備的方向是正確無誤的。因此而降低失誤的風險。與你分享這麼一句英文諺語：

If you fail to plan, you plan to fail.