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最近在思考一個問題：可不可以用更創意的方式來作公司簡介式的簡報？ 與新客戶的第一次會議，議程通常是以一份公司簡介的簡報開始。這類型的簡報大多包括：公司的歷史、產品、客戶、得獎紀錄、認證、開發流程、品質系統等等。也就是要把公司最好最棒的一面，在最短的時間內告訴新客戶，以留下良好的第一印象。 好像每家公司都會準備這樣一份制式的簡報。只要針對不同的客戶，作微幅的修改，就可派上用場。也因為制式，負責簡報的人也就照本宣科一般。 只是，我覺得這樣的簡報常常會落入 自說自話 的窘境。也就是以自己的角度來介紹自己的公司。 可不可以換個角度，站在客戶的立場來作這樣的簡報呢？ 美國最知名的簡報教練Jerry Weissman在Presenting to Win(中文書名為《簡報聖經》)提到，我們準備簡報時要傾聽WIIFY，也就是What’s In It For You?簡報要能夠滿足聽眾的利益與需求。 客戶是不是比較想知道你能為我作什麼，而不是你是誰。 我覺得這是個有趣的議題，所以決定花點時間進行研究。我希望找到一個創意的方式，讓公司簡介式的簡報 有效 又 有趣 。 如果你有很好的點子或經驗，也歡迎與我們分享。

在朝陽科技大學工業工程與管理系林均燁博士的安排下，11月18日晚上簡報革命軍在朝陽舉辦了一場簡報技巧講座。由我與Aska先後針對簡報這個主題作分享。現場約有130位的學生、教授與業界的朋友共襄勝舉。原先規劃的場地只能容納60人，因為報名踴躍場地臨時換到能夠容納180人的演講廳。由此可證明二件事，一是簡報的應用已非常普遍，二是提升簡報技巧的需求很大。這場講座的用意在於引導大家認識，簡報其實是件有趣的事情，能夠展現想法與創意。 我分享的主題是「創意簡報工具箱」。 講創意簡報當然要有一個創意的開場。第一張投影片列了一則Dilbert呆伯特漫畫，嘲諷PowerPoint的濫用造成”PowerPoint中毒”。就像食物中毒，PowerPoint中毒也會出現中毒的徵症，包括眼光呆滯、昏昏欲睡、注意力不集中等等。如果不希望PowerPoint變成毒害他人的兇器，我們要學習一些創意的工具讓簡報更有趣。 我使用"Beyond Bullet Points”所建議的五張投影片開場法導入我的主題。我的論述是這樣的： (Setting) 簡報到處都是。 (Audience) 講到簡報就讓我們聯想到PowerPoint，PowerPoint已成為簡報的代名詞 (Point A) 但是事實上PowerPoint只不過一項輔助工具，幫助我們以視覺的方式呈現資料 (Point B) 除了PowerPoint之外，還有很多工具能夠讓我們的簡報更有創意與說服力 (Call-to-Action) 今天我就為大家帶來了私房的創意簡報工具箱 為了讓聽眾對這些簡報工具更有印象，我將十項工具分成三大類： 1. 鐵槌(發想)： 鐵槌的主要功用是什麼是釘釘子。不過鐵槌也有敲碎東西的用途。創意不就是用不同的方式完成一件工作。所以為了要讓簡報更有創意，我們先打破既有的方式與思想。先破壞再創新，這就是榔頭這類工具所要發揮的功能。幫助我們產出新鮮的idea以吸引聽眾的注意力。 鐵槌類工具有1. 紙&筆 、2. 腦力激盪 、3. 心智圖與 4. IDEO Method Cards 2. 直尺(整理)： 我們想出來的idea，還很原始，不夠成熟，未經琢磨。聽眾可以難以了解你的想法。這時直尺型的工具就能派上用場。尺能夠劃線，製造出秩序。Idea也需要經過篩選、整理、包裝，這些加工處理程...

我準備一份簡報時，使用的第一項工具是紙與筆。 確切來說是 Double A的筆記本、不同尺寸與顏色的3M Post-it便利貼、不同顏色的Uni原子筆、Uni瑩光筆還有Muji鉛筆，這類低科技(Low-Tech)的文具。 也許你會問為什麼使用這麼 " 原始 " 的工具？因為透過書寫的動作不僅幫助我專注地思考，也幫助我記憶與回想。 書寫可以很自由、很Free Style，沒有任何限制。也因為沒有限制，所以能夠啟發想像力，產出很多的點子。 Mindmapping、Brainstorming或是《餐巾紙的背後》所介紹的方法，都可以使用紙筆來完成。 電腦也許很方便，但是它仍有很多限制，有時還需透過長時間的學習。而書寫就像我們與生俱來的能力，不需經過特別的學習。電腦能夠同時處理很多工作，卻也常讓我們分心，因此浪費許多時間。 你準備簡報時會使用什麼工具呢？

打開報紙或雜誌，最能夠馬上吸引我們的目光的是什麼？不外是照片、圖表或是漫畫，絕不是那些密密麻麻的文字。 這可以証明我們的思考模式比較偏向視覺化。因此我們何使用圖像的方式來呈現我們的點子。而且圖像不只幫助我們解釋複雜的觀念，也幫助聽眾理解與記憶。這是一項雙鸁的工具。 《 餐巾紙的背後 》( The Back of The Napkin )這本書教我們如何用一枝筆與一張紙，以塗鴨的方式來思考與解決問題，並將對策呈現給聽眾以達到說服的目的。這是一本教我們如何以視覺方式思考的書。有趣的是，作者將書中的重點以一張圖像整理出來，方便我們記憶與回想。 記得我也曾經用過這樣的手法。我將教會牧師一個小時的講道內容，以邊畫圖邊講解的方式分享給我的小組員。雖然只有短短15分鐘的分享，效果卻出奇的好。聽眾不只更進一步了解講道的內容，而且還很快地就記住重點，很難忘掉。 我相信塗鴨每個人都會，並不需要具備高深的技巧。但是過度倚賴瑩幕、鍵盤與滑鼠，使我們慢慢忽視這項能力。當我們在思考簡報的主題或內容，是不是可以先離開電腦，拿出紙與筆，運用《餐巾紙的背後》建議的方法進行思考與呈現。 塗鴨應該是重要的簡報技能之一。 ﹝延伸閱讀﹞ 圖像思考法：連結事物關係的好幫手 The Back of Napkin 書籍網站 www.simplediagrams.com 如果真得離不開電腦，就利用這個軟體來塗鴨。 Visual Thinking (Wikipedia)

我以前準備簡報的方式是：設計PowerPoint投影片，修改，修改，修改... 我現在準備簡報的方式是：分析聽眾，發想內容，整理點子，建立架構，寫講稿，設計PowerPoint投影片，演練，演練，演練... 我花同樣的時間，作同樣的事，卻得到全然不同的結果。

每天一則 TED Talk ，連續看了三個月。看過無數TED Talk之後的感想是：成功的簡報關鍵不在口才，而在 熱情 、 使命感 與 一顆同理心 。

我發現用字母縮寫的方式能夠有效地幫助記憶。如果字母縮寫又能組成一個單字，那就更完美了。 《創意黏力學》 (Made to Stick)提到6個法則，作者用SUCCESs來幫助讀者記憶。這6個法則分別是Simply, Unexpected, Concrete, Credible, Emotional Story。當檢查idea是否夠黏(Sticky)時，我就會背出這6個法則來check。真得很方便。 行銷界的重量書藉Influce: The Science of Persuasion也提到說服力有6個法則。雖然作者沒有提供一個方便記憶的方式，我試著把這6個法則排序組成CLASS-R(R級)。也就是Consistency, Liking, Authority, Scarcity, Social Proof 與Reciprocity。這麼作可以方便我回想與應用。 我在2005年拿到 PMP (Project Management Profession)的證照。學專案管理的人可能都背過九大知識領域。我當初是這麼背的，ISTCQHCRP(即Initiation, Scope, Time, Cost, Quality, Human Resource, Communication, Risk & Procurement的縮寫)。也許不是很直覺，不過我只要背ISTCQHCRP就可背出完整的九大知識領域。 領導學大師John Maxwell教我們用ACT將閱讀化作行動。也就是Apply, Change與Teach。 這一個你一定聽過，你的目標夠SMART嗎？SMART代表Specific, Measurable, Attainable, Realistic與Time-Bound。 中文也可以這麼玩。卡內基訓練教我們作短講要達到"掙、興、享"三個法則。掙得短講的資格、以興奮的心情、來跟大家來分享。 我可以保證寫這篇blog時，我沒查任何的資料，都是直接從我的腦袋回想出來的。 在簡報的時候，想讓聽眾記得關鍵的法則，何不試試這種方式。在聽眾的腦海中創下難以磨滅的記憶。

今天我那6歲的兒子問我，什麼是「小說」？我回答他，小說其實就是大人看的故事書。只是沒有圖畫，只有字。這麼簡單的解釋，他馬上就懂了。 我想簡報也可以善用比喻來解釋難懂的概念。我記得成人教育有這麼一個法則，就是要 利用已知的知識來解說新的知識 。 舉例，當我解釋為什麼不要在短時間內將大量的資訊傳達給聽眾時，我用了一個吃牛排的比喻。牛排端上桌的時候，我們不會把整塊牛排一口吞下肚。而是切成一小塊一小塊，然後慢慢咀嚼品嚐。資訊也是一樣，一次大量的資訊會產生不消化。不消化等於無效的溝通，等於浪費彼此的時間。 多觀察、多思考、多站在聽眾的角度去感受，我如何讓想要傳達的資訊更好吸收、易懂。

Bennett將與另一位簡報革命軍的夥伴Aska，在朝陽科技大學分享簡報的心得。 主題：創意簡報工具箱─使用多樣的工具讓簡報更有創意與說服力 主講：Bennett 日期：2010/11/18(四) 時間：07:00~09 :00PM 地點：朝陽科技大學(台中縣霧峰鄉吉峰東路168號)理工大樓E-520演講廳 檢視較大的地圖 如果你有意願參加，請聯絡 Bennett 報名。

Apple在10/20舉辦了一場Special Event。隔天我就從iTunes下載這場活動的全程錄影。Apple在這一次的Special Event主要發表新版的iLife、預告新的Mac作業系統Lion與展示眾所矚目的New MacBook Air。此次活動的場地跟過去比起來屬小型。應該只邀請較重要的媒體代表。 一如往常，由賈伯斯開場，先報告Apple目前營運的狀況。賈伯斯真得很會用數字來彰顯Apple的輝煌成績。 發表iLife時，賈伯斯讓Apple的幾位大將輪番上陣表演。這些大將想必被賈伯斯調教得很好，解說與Demo的時候都隱約看得到賈伯斯的影子。這種作法的好處是讓聽眾保持新鮮感。就好比綜藝節目，你不會只想看到一位藝人的獨腳戲。 介紹完一項產品後，你會發現他們會recap重要的features。這應該可加深聽眾的印象。 Apple在介紹產品的時候，總會加入一些產品的短片。透過不同的媒介，慢慢把一項產品的形象建立起來。成為難以磨滅的印象。如果簡報中有加入影片，建議播放的時候將燈光全部關掉。讓影片暫時成為全場的焦點。負責簡報的人也可藉機休息。 這次賈伯斯招牌的”One More Thing”是介紹New MacBook Air。所謂好酒沉甕底。壓軸總是放在後面登場。就像電影的高潮總是在落幕之前。不過是不是能應用在日常的簡報上，應該要視情況而定。 另外，簡報的時候不要忘記帶一瓶礦泉水，適時補充水份。

想一想我們常在投影片上放什麼物件？不外是背景、文字、圖表、照片、美工圖案等等。有沒有想過嘗試加入影片，讓簡報變得更獨特。 人通常具有容易”膩”的習性。有個日本節目「黃金傳說」，其中一個單元是請幾位藝人挑戰在24小時內吃同樣的美食。例如連續吃完日本票選前50名的蛋糕。一開始總會覺得很美味，但是一旦過了臨界點，美食也會瞬間變成惡夢。巴黎是個夢幻又浪漫的都市，我們的蜜月旅行就選在那裏。但是請相信我，再夢幻的地方連續待個一星期，也會失去它夢幻的魔力。因為習慣了，因為膩了，因為不再覺得新奇了。 聽眾對簡報投影片的觀感也一樣。再漂亮的背景、美麗的字型、吸引人的圖表與照片，時間久了也會失去新鮮感。這時候，何不適時加入一段合適的影片，以延續聽眾對簡報的興趣。 如同發展分子生物學家約翰‧麥迪納(John Medina)在他的著作《大腦當家》(Brain Rules)中所言， 人類的專注力僅有十分鐘 。因此他建議教師，最好每隔十分鐘提供一些”刺激”。如此才能拉回學生的專注力。我想信影片可以提供這樣的刺激，讓聽眾的腦袋暫時跳脫，對簡報主題產生更多的見解。 隨著YouTube的興起，影片所帶來的影響力愈來愈大。TED的幕後推手Chris Anderson最近也談到線上影片如何帶動全球創新。當人們愈來愈習慣影片的無所不在，我們何不從善如流，大膽地在簡報中加入影片。 那要加入什麼影片嗎？所選擇影片就好能夠加強與印證簡報的論述。聽眾需要真實感，所以自行拍攝的影片較有說服力。還有，如果可以的話讓影片帶點幽默，讓聽眾會心一笑。 就讓影片來幫我們的簡報加分吧！ [延伸閱讀] Chris Anderson’s TED Talk Authors@Google: Dr. John Medina